Betriebskosten Abrechnung online

Wie Du die Nebenkosten-Abrechnung online erstellst und als PDF verschickst

4 Minuten Lesezeit (784 Wörter)

Wie Du mit dem Betriebskosten-Manager von prop.ID online Deine Betriebs-, Nebenkostenabrechnung erstellst, und mit Deinen Mietern teilst, stellen wir Dir hier in unserer Anleitung vor. 

Das Tool steht Dir auf Deutsch oder Englisch zur Verfügung:



1) Basisdaten angeben

Als Haus-Abrechnungsperiode ist standardmäßig bereits das Kalenderjahr vorgegeben.

Abweichend davon kannst Du bei Mieterwechsel eine unterschiedliche Mieter-Nutzerperiode angeben.

Beim Verteilerschlüssel hast Du vier verschieden Optionen zur Auswahl: 1) Fläche, 2) Wohneinheit, 3) Personen-Anzahl, 4) Nutzwert. 

Mit dem Verteilerschlüssel legst Du fest, wie hoch der Nebenkostenanteil der Mieter an den Haus-Betriebskosten sein soll.

Vermieter-Informationen: Diese kannst Du aus Deinem Konto importieren, oder manuell eingeben bzw. überarbeiten. Diese werden für den Briefkopf auf der PDF-Nebenkostenabrechnung verwendet. Im Falle einer Nachzahlung geben wir Deine IBAN an, an die die Nachzahlung überwiesen werden soll.

Mieter-Informationen: Diese werden ebenso für den Briefkopf in der Abrechnung verwendet. Die IBAN dient zur Information, an wenn Du ein allfälliges Guthaben zu überweisen hast. Den Mieter-Namen kannst Du aus dem Stammdatenblatt importieren, die Adresse des Mietobjekts wird automatisch importiert.



2) Anteilige Hauskosten angeben


Du kannst aus einer vorgegebenen Liste an Nebenkosten auswählen - zum Beispiel Hausverwaltung, Versicherung, Beleuchtung, etc. Darüber hinaus kannst Du auch Deine individuellen Nebenkosten definieren:


 Eigene Kostenart definieren:


Oder vordefinierte Kostenart auswählen:




Die anteiligen Nebenkosten werden anhand Verteilerschlüssel und Nutzungsdauer automatisch berechnet



Die anteiligen Nebenkosten werden auf Basis des gewählten Verteilerschlüssels sowie der tatsächlichen Mieter-Nutzungsdauer automatisch berechnet. Unser Beispiel ist für das Jahr 2020 - ein Schaltjahr, das 366 Tage hat. Dies wird automatisch berücksichtigt:




3) Abrechnungsdetails festlegen


In einem letzten Schritt legst Du noch verschiedene Abrechnungsdetails fest:

Für wieviel Monate hast Du die Vorauszahlung erhalten? Wie hoch ist die bisherige monatliche Vorauszahlung?

Die tatsächlich angefallenen monatlichen Nebenkosten werden Dir automatisch angezeigt.

Gib die Nettomiete an, damit wir diese auf der Abrechnung bei den neuen Gesamtkosten anzeigen können.

Bleiben die Vorauszahlung für die Nebenkosten gleich, oder erhöhst Du diese aufgrund gestiegener Nebenkosten? 

Optional kannst Du noch auswählen, ob Du Deinen Firmennamen, UID-Nummer oder eine laufende Nummer im Briefkopf angeben möchtest.

Parkkosten / Garage abrechnen

Kosten für die Garage können auf der Abrechnung unter Mietzahlungen mit gesonderter Umsatzsteuer angeben werden:

Im Bereich "Mietzahlungen" des Stammdatenblatts Deines Mietobjekts wählst Du den Parktyp, die Anzahl, die monatlichen Kosten sowie den für die Garagierungskosten gültigen Steuersatz aus.

Im Bereich Betriebskosten unter Abrechnungsdetails sowie auf dem fertigen PDF selbst werden dann die Parkkosten austomatisch ausgewiesen.


Optional: Individuelle Anmerkung

Solltest Du noch eine individuelle Anmerkung zur Abrechnung haben, kannst Du diese hinzufügen. Die Anmerkung erscheint dann am PDF am Ende der Abrechnung:




4) Fertige Übersicht

Hast Du alle Daten erfolgreich angeben, erhälst Du eine Übersicht, wie hoch der Betrag der geleisteten Nebenkosten Anzahlung ist, wie hoch die tatsächlichen Nebenkosten für den Nutzungzeitraum sind und eine Übersicht der zukünftig zu bezahlenden monatlichen Miete und Nebenkosten Vorauszahlung sein soll


Du kannst die fertige Nebenkosten Abrechnung ausdrucken, oder an Deinen Mieter direkt als PDF versenden.

Verschickst Du das PDF direkt an Deinen Mieter, dann wird unter "Objektinfo" im Nachrichtenprotokoll ein Vermerk gemacht, wann die Abrechnung versandt wurde.

Dein Mieter erhält die Abrechnung per eMail und findet diese Info ebenso in seinem Nachrichtenprotokoll auf prop.ID.

Solltest Du prop.ID für nicht deutschsprachige Mieter verwenden, wird die Abrechnung in Englisch versandt und die Info im Protokoll ebenso in Englisch vermerkt: 




Online Archiv 

Damit Du den Überblick bewahrst und keine Abrechnung verloren geht, wird jede Nebenkostenabrechnung, die Du über prop.ID versendest, im Archiv gespeichert. Somit hast Du jederzeit von überall darauf Zugriff!



Nebenkostenabrechnung - Beispiel

Damit Du siehst, wie eine mit prop.ID erstelltes Muster einer Nebenkostenabrechnung ausschaut, haben wir hier eine Nebenkostenabrechnung Vorlage zum Download erstellt. 

Auf prop.ID kannst Du die Nebenkostenabrechnung in Deutsch oder Englisch verfassen:



Du hast noch kein Konto bei prop.ID? Lege eines an und erstelle eine Nebenkostenabrechnung binnen Minuten:


 

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Sonntag, 26. September 2021

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