vBeschluss von prop.ID – Die moderne Lösung für Eigentümerversammlungen in Österreich

 

Eigentümerversammlungen sind für Hausverwaltungen Pflicht, aber sie kosten viel Zeit und Aufwand. Mit vBeschluss von prop.ID organisieren Sie Versammlungen einfacher, schneller und sicherer. Die Software unterstützt Sie bei allen Schritten – von der Einladung bis zum Protokoll.

Besondere Vorteile von vBeschluss

 

1. Automatische Transkripte mit Zusammenfassung

 

• Jede Versammlung wird automatisch mitgeschrieben.

• Am Ende gibt es ein komplettes Transkript und eine Zusammenfassung.

• Neu: Eine Echtzeit-Abschrift – Sie können sofort nachlesen, was gerade gesagt wurde. Während die Versammlung noch läuft.

 

2. Erweitertes Einladungsmanagement

 

• Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Eigentümer vor Ort, online oder gar nicht teilnehmen werden.

• Mit einer Auswertung für bessere Planung:

  • Muss ein Saal gemietet werden?

  • Wie groß soll er sein?

• Das spart Kosten und Zeit.

 

3. Umwandlung von Beschlüssen

 

• Ein Beschluss kann während der Versammlung sofort in einen Umlaufbeschluss oder in einen additiven Beschluss umgewandelt werden. Mehr zum Ablauf eines Umlaufbeschlusses mit vBeschluss.

• Schon abgegebene Stimmen bleiben gültig.

• Sie sparen sich den Aufwand für einen neuen Beschluss.

 

Fallstudie: Hausverwaltung Berger in Wien

 

Die Hausverwaltung Berger hatte ein Problem: Ein Beschluss konnte nicht wie geplant in der Versammlung abgeschlossen werden. Es musste ein Umlaufbeschluss aufgesetzt werden. Früher hätte man dafür alles neu aufsetzen müssen – Einladungen, Abstimmungen, Protokolle.

Mit vBeschluss reichte ein Klick:

• Der Beschluss wurde noch während der Eigentümerversammlung direkt in einen Umlaufbeschluss umgewandelt.

• Bereits abgegebene Stimmen wurden übernommen. Umgewandelt in einen additiven Beschluss.

• Kein zusätzlicher Aufwand für die Verwaltung.

Ergebnis: Die Hausverwaltung Berger sparte sich 90 % des Aufwands für die Erstellung eines Umlaufbeschlusses.

Herr Berger sagt: „Früher hätten wir mehrere Tage für einen neuen Umlaufbeschluss gebraucht. Mit vBeschluss haben wir die Entscheidung in wenigen Minuten umgesetzt. Das war ein echter Gamechanger für uns.“

 

Weitere Funktionen von vBeschluss

 

• Hybridmodus – Eigentümer nehmen im Saal oder online teil.

• Präsenzmodus – Klassische Versammlungen - digital optimiert.

• Automatische Transkripts – Kein manuelles Schreiben mehr.

• DSGVO-konforme Datensicherheit – Hosting in Europa, verschlüsselte Übertragung.

• Integration – Betrieb gemeinsam mit Casavi, iDWELL und anderen Systeme ein Kinderspiel. Hierfür gibt es extra die Funktion vBeschluss ToGo.

 

Präsenzveranstaltungen – digital unterstützt mit vBeschluss

 

Nicht jede Eigentümerversammlung muss online oder hybrid stattfinden. Viele Hausverwaltungen in Österreich führen ihre Versammlungen weiterhin klassisch vor Ort durch.

Auch hier bietet vBeschluss große Vorteile:

• Präsentationsseite für die Tagesordnungspunkte - Die Übersichtsseite kann auf den Präsentationsbildschirm im Konferenzraum gezogen werden. ABER: Alternativ kann auf einen Präsentationsbildschirm oder Beamer verzichtet werden. Jeder Eigentümer hat bereits auf seinem Handy, Tablet oder Laptop die vollständige Tagesordnung. Dies ist ein sehr großer Vorteil! Weniger technischer Aufwand vor Ort für die Hausverwaltung!

• Digitale Stimmabgabe vor Ort – Eigentümer stimmen einfach per Smartphone, Tablet oder Laptop ab.

• Schnelle Ergebnisanzeige – Das Abstimmungsergebnis wird sofort angezeigt.

• Automatisch erstelltes Protokoll – vBeschluss erstellt auf Basis der während der Versammlung erstellten Notizen und der Tagesordnungspunkte automatisiert ein Protokoll. Alle Beschlüsse werden automatisch in das Protokoll integriert. Anwesenheitslisten sind ebenso automatisch integriert. Kein Scannen mehr. Keine mühsame Erstellung von PDFs mehr.

• Automatisch erstellte Anwesenheitsliste - Eigentümer können auf Ihrem Handy, Tablet oder Laptop vor Ort mit digitaler Unterschrift die Anwesenheit bestätigen.

• Rechtssicherheit – Die Abstimmungen erfolgen nach österreichischem WEG und sind über das Logfile für die Hausverwaltung nachvollziehbar.

👉 Damit wird auch die traditionelle Präsenzversammlung zu einem digital gestützten, effizienten Event, ohne dass eine Videokonferenz notwendig ist.

 

Häufige Fragen von Hausverwaltungen in Österreich

 

F: Ist vBeschluss mit dem österreichischen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vereinbar?

Ja. Alle Abstimmungsarten (auch nach WEG Reform 2022: § 24 (4) WEG) sind integriert.

 

F: Können Beschlüsse flexibel geändert werden?

Ja. Mit vBeschluss können Beschlüsse direkt in der Versammlung in einen Umlaufbeschluss oder additiven Beschluss umgewandelt werden.

F: Wie funktioniert die Teilnahme?

Eigentümer melden sich mit eigener eMail sowie persönlichen Passwort auf vBeschluss an und klicken auf "Versammlung starten". Ist alternativ die Funktion vBeschluss ToGo aktiviert, erhalten die Eigentümer einen Einmal-Link und ein Passwort zugeschickt. Sie brauchen in diesem Fall kein eigenes Konto.

F: Wie sicher sind die Daten?

Alle Daten sind DSGVO-konform, werden in Europa gespeichert und verschlüsselt übertragen.

F: Kann ich sofort sehen, wer teilnimmt?

Ja. Das Einladungsmanagement zeigt live, wer vor Ort, online oder gar nicht dabei ist.

F: Brauchen meine Mitarbeiter bzw. ich eine Schulung?

Nein. vBeschluss ist einfach zu bedienen und selbsterklärend. Zur Unterstützung gibt es Online-Tutorials und am Anfang eine Live-Demo für das Team der Hausverwaltung mit einer Session für Fragen und Antworten.

F: Welche Kosten entstehen?

Die Kosten richten sich nach Anzahl der Liegenschaften und Versammlungen und beginnen bei 50 € pro Monat. Somit sind die Kosten skalierbar. Abgerechnet wird quartalsweise.

 

Fazit

 

Mit vBeschluss von prop.ID sind Eigentümerversammlungen in Österreich einfacher, schneller und moderner.

• Beispiel "Beschluss umwandeln in einen Umlaufbeschluss während einer ETV": Sie sparen bis zu 90 % Aufwand.

• Sie haben volle Transparenz bei Einladungen und Teilnehmern.

• vBeschluss ist der einzige Service, der Beschlüsse während der Eigentümerversammlung flexibel in Umlauf- oder additive Beschlüsse umwandeln kann.

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