In der schnell wachsenden digitale Immobilienverwaltung ist die Digitalisierung unverzichtbar. Besonders für Hausverwalter und Immobilienverwalter bieten CRM-Systeme für die Immobilienverwaltung eine smarte Möglichkeit, Kundenbeziehungen zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen. Ob Mieteranfragen, Eigentümerversammlungen digital oder Schadensmeldungen – ein gutes CRM-System streamt alles zentral. In diesem umfassenden Guide beleuchten wir die Vorteile, Funktionen und einen detaillierten Vergleich der besten CRM-Systeme im deutschsprachigen Raum. Entdecken Sie, wie Tools wie vBeschluss von prop.ID nahtlos in Ihr CRM integriert werden können, um Eigentümerversammlungen digital zu organisieren.
Suchen Sie nach bewährten Vorlagen für Ihren Alltag? Schauen Sie in unser Immobilien-Glossar für Begriffe wie "Umlaufbeschluss" oder laden Sie kostenlose PDF-Vorlagen für Vermieter und Mieter herunter.
Was ist ein CRM-System für die Immobilienverwaltung?
CRM steht für Customer Relationship Management – also Kundenbeziehungsmanagement. In der Immobilienverwaltung geht es um mehr als bloße Kundendaten: Es umfasst die zentrale Verwaltung von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und Objekten. Ein branchenspezifisches CRM-System für Hausverwalter digitalisiert Prozesse wie Terminplanung, Kommunikation und Berichterstattung.
Im Gegensatz zu generischen Tools sind spezialisierte Lösungen auf das WEG-Recht (Wohnungseigentümergesetz) abgestimmt und integrieren Features wie hybride Eigentümerversammlungen oder automatisierte Umlaufbeschlüsse.
Für umfassendere Ressourcenplanung ergänzen Sie mit ERP-Systemen für Hausverwaltungen, die Finanzen und Objekte zentralisieren: „ERP-Systeme für Hausverwaltungen“.
Viele Verwaltungen berichten deutliche Zeit- und Fehlerersparnis durch den Einsatz von CRM- und Automatisierungs-Tools. Siehe auch IVD-Leitfaden "Der WEG-Weiser".
Vorteile von CRM-Systemen für Hausverwalter
Die Einführung eines CRM für die Immobilienverwaltung transformiert Ihren Workflow. Hier die Top-Vorteile:
- Effiziente Kundenkommunikation: Zentrale Plattform für E-Mails, Apps und Portale – weniger Anrufe, mehr Selbstbedienung.
- Automatisierte Prozesse: Von Mahnungen bis zu Schadensabwicklung, alles per Workflow.
- Datenanalyse und Berichte: Echtzeit-Insights zu Mietausfällen oder Objektwerten.
- Skalierbarkeit: Geeignet für kleine Hausverwaltungen (bis 500 Einheiten) bis große Portfolios.
- DSGVO-Konformität: Viele spezialisierte Anbieter hosten Daten in Deutschland oder Österreich und weisen auf DSGVO-Konformität hin. Beispiel: Immoware24 nennt explizit ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland; DOMUS beschreibt Cloud-Betrieb und eine DATEV-Schnittstelle; casavi und iDWELL veröffentlichen Datenschutzerklärungen mit DSGVO-Hinweisen.
Durch solche Systeme steigt die Kundenzufriedenheit um bis zu 30 %, wie Studien zur Digitalisierung in der Immobilienbranche zeigen. Ergänzen Sie Ihr CRM mit Tools wie Vollmacht-Management für ETVs, um Beschlüsse reibungslos zu handhaben, wie die IIWM-Studie "Transform to Succeed 2025" zum digitalen Reifegrad in der Immobilienbranche zeigt.
Essentielle Funktionen eines modernen CRM-Systems
Ein starkes CRM-System für Immobilienverwaltung sollte folgende Module bieten:
- Kundenportal und App: Selbstbedienung für Mieter und Eigentümer, inklusive Schadensmeldungen.
- Ticketing und Service-Management: Automatisierte Aufgabenverteilung an Dienstleister.
- Finanz- und Abrechnungsmodul: KI-gestützte Rechnungsverarbeitung und BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung).
- KI-Integration: Smarte Textvorschläge, Chatbots und Vorhersagen.
- Integrationen: Offene APIs für ERP-Systeme oder Tools wie vBeschluss ToGo – ideal für digitale Präsenzveranstaltungen.
Wählen Sie Systeme mit mobiler Nutzung, um unterwegs zu arbeiten.
Vergleich der besten CRM-Systeme für Hausverwalter
Wir haben die führenden CRM-Systeme im deutschsprachigen Raum verglichen – basierend ausschließlich auf Herstellerangaben und nur solche, die sich explizit an Hausverwalter wenden. Der Fokus liegt auf Lösungen für Hausverwalter in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Hier eine Übersicht (Preise wo angegeben; viele bieten individuelle Angebote oder Trials):
| CRM-System | Preis (Herstellerangabe) | Schlüssel-Features (aus Herstellerbeschreibung) | Zielgruppe | USP (Unique Selling Point) |
| casavi | Individuelles Angebot (kein fester Preis genannt) | Kundensportal mit App, CTI-Telefonie, E-Mail-Integration, Prozessdigitalisierung mit AI, Service-Provider-Management via relay-Plattform, über 40 Partner-Integrationen. | Immobilienverwalter (Hausverwalter) für Cloud-basierte Prozesse. | Modulare Konfiguration für skalierbare, zukunftsichere Workflows mit offenen APIs. |
| iDWELL | Individuelles Angebot (kein fester Preis genannt) | Integriertes Ticketing-System, Self-Service-App (bis 90 % weniger Anfragen), Service-Plattform für Dienstleister, AI-basierte Rechnungsverarbeitung, 50+ Integrationen (z. B. Microsoft 365). | Immobilienverwalter mit Fokus auf Zeitersparnis (bis 60 %). | 360°-Ökosystem mit 2 Mio. verwalteten Einheiten und 144 Updates/Jahr für kontinuierliche Verbesserungen. |
| Immoware24 | Starterpaket: Kostenlose Schulung (Wert €690) + Setup (bis €990) bis 30.11.2025; 30-Tage-Free-Trial. | Miet- und GdWE-Verwaltung, KI-Features (Textvorschläge, ETV-Organisation), Portal24 mit App und digitaler Signatur, Cloud-basiert in DE-Rechenzentren. | Immobilienverwalter für bis 20.000 Einheiten. | All-in-One-Lösung mit "Alles-aus-einer-Hand"-Prinzip und DSGVO-konformer Skalierbarkeit. |
| DOMUS | Individuelles Angebot (kein fester Preis genannt); Varianten: DOMUS 1000 (klein), NAVI (digital). | Buchen/Mahnen/Abrechnungen, papierloses Büro, mobiles CRM in NAVI, Kommunikationsplattform HOMECASE für Eigentümer/Handwerker. | Hausverwaltungen von klein (bis 500 Einheiten) bis groß. | 50 Jahre Erfahrung, FIDUCIA- und DATEV-zertifiziert für höchste Sicherheitsstandards. |
Diese Systeme sind auf den DACH-Raum zugeschnitten und erfüllen WEG-Anforderungen. Für eine nahtlose Integration im Bereich WEG empfehlen wir digitale Umlaufbeschlüsse von prop.ID. Für weitere Empfehlungen zur digitalen Hausverwaltung von Haus & Grund lohnt ein Blick: "Hausverwaltung easy".
So wählen Sie das passende CRM-System für Ihre Hausverwaltung
- Bedarfsanalyse: Definieren Sie Prioritäten – z. B. App für Mieter oder KI für Abrechnungen.
- Trial testen: Nutzen Sie Free-Trials wie bei Immoware24.
- Integration prüfen: Passt es zu bestehenden Tools? Schauen Sie in unser Immobilien-Glossar für Begriffe.
- Kosten-Nutzen: Berechnen Sie den ROI: Oft amortisiert sich die Investition in 6–12 Monaten.
- Support: Wählen Sie Anbieter mit DACH-Support und Schulungen.
prop.ID bietet spezialisierte Software für virtuelle Eigentümerversammlungen, die mit modernen CRM-Systemen zusammenarbeiten kann – etwa bei der Synchronisierung von Stammdaten, Einladungen zu Versammlungen oder der Ablage von Protokollen per API (auf Anfrage möglich). Kontaktieren Sie uns für ein Demo, wenn Sie Integrationen für ETVs planen.
prop.ID hat mit vBeschluss ein Tool erstellt, mit dem Eigentümerversammlungen automatisiert werden können. Zu diesem Tool gehören auch Abstimungsmöglichkeiten nach WEG, Umlaufbeschlüsse, eine 24/7 Beschlusssammlung, etc. Erfahren Sie hier mehr: Eigentümerversammlungen digitalisieren mit vBeschluss
FAQs: Häufige Fragen zu CRM-Systemen für die Immobilienverwaltung
❓Welches CRM-System eignet sich am besten für kleine Hausverwaltungen?
Für kleine Teams (bis 500 Einheiten) empfehlen Hersteller wie DOMUS 1000 oder Immoware24 Starterpaket – modular, kostengünstig und skalierbar mit Fokus auf Abrechnungen und Portalen. Immoware24 gibt auf der Produktseite an, dass Daten in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland georedundant gespeichert werden.
❓Wie hoch sind die Kosten für ein CRM-System in der Immobilienverwaltung?
Hersteller nennen individuelle Angebote; z. B. Immoware24 bietet Trials und Pakete ab ca. 50–100 €/Monat (je nach Modul). Rechnen Sie mit 10–50 € pro Einheit/Monat für Cloud-Lösungen.
❓Kann ein CRM-System Eigentümerversammlungen digitalisieren?
Wenige CRM-/Portal- Anbieter bieten (Teil-) Module oder Integrationen für die Versammlungs-Organisation an. Ergänzen Sie mit vBeschluss ToGo von prop.ID für WEG-konforme Abstimmungen ohne extra Konto.
❓Welche CRM-Software für Hausverwalter bietet die beste KI-Integration?
Immoware24 und iDWELL heben KI-Features hervor: Automatisierte Texte, Rechnungs-Erkennung und AI-gestützte Prozesse für bis zu 60 % Zeitersparnis.
❓Ist ein CRM für die Immobilienverwaltung DSGVO-konform?
Alle genannten Systeme (z. B. Immoware24 in DE-Rechenzentren, DOMUS DATEV-zertifiziert) betonen DSGVO-Konformität und sichere Speicherung.
❓Wie integriert man ein CRM mit bestehenden Tools wie DATEV?
Hersteller wie DOMUS bieten Produkte wie DOMUS 1000 und DOMUS ERP; eine DATEV-Schnittstelle ist als kostenpflichtiges Zusatzmodul beschrieben.
❓Welches CRM-System spart Hausverwaltern am meisten Zeit bei Mieteranfragen?
iDWELLs App reduziert Anfragen um 90 %, casavi minimiert Anrufe durch asynchrone Kanäle – ideal für effiziente Schadensmeldungen.
Falls Sie Ihr CRM mit Tools für virtuelle Eigentümerversammlungen erweitern möchten, buchen Sie ein Demotermin bei prop.ID. Bleiben Sie informiert über Trends in der digitalen Immobilienverwaltung – abonnieren Sie unseren Blog!