Die Immobilienbranche und speziell Hausverwaltungen stehen vor großen Herausforderungen: Steigende Anforderungen, komplexe Prozesse und der Wunsch nach mehr Transparenz von Eigentümern. Im Jahr 2025 verschärfen sich die Kostensteigerungen: Verwalterhonorare und Zusatzkosten sind branchenweit angestiegen (vgl. CRES-Studie 2025, VDIV-Branchenbarometer 2025). Konkrete Anpassungen variieren nach Region und Objektgröße; typische Nennungen in aktuellen Studien liegen im einstelligen Euro-Bereich pro Einheit bzw. pro Neuvertrag. Aktuelle Kostensteigerungen 2025 abfedern.

Digitalisierung und Automatisierung bieten Hausverwaltern die Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren – Einsparpotenziale im zweistelligen Prozent­bereich (z. B. bis ca. 40 %) wurden dokumentiert; siehe CRES/VDIV. In diesem aktualisierten Guide erfährst du, wie moderne Technologien den Alltag erleichtern, welche Tools besonders hilfreich sind und wie du Kostensteigerungen abfedern kannst. Basierend auf CRES-Studie und VDIV-Daten inklusive einer Vergleichstabelle, Tipps und FAQs. Entdecke, wie z.B. vBeschluss von prop.id auch Eigentümerversammlungen  in Präsenz revolutioniert – Demo buchen.

Warum Digitalisierung für Hausverwalter entscheidend ist

Die Digitalisierung bietet Hausverwaltern enorme Vorteile, besonders angesichts steigender Kosten: Routineaufgaben automatisieren, um Personalkosten zu senken und Effizienz zu steigern. Laut einer VDIV-Umfrage nutzen 61 % der Verwalter digitale Tools, mit bis zu 80 % höherer Produktivität.

Kernvorteile

• Zeitersparnis: Automatisierung reduziert manuellen Aufwand durch digitalisierte Abläufe – mehr Fokus auf strategische Aufgaben.
• Kostensenkung: Kostensteigerungen (z. B. +4 € in WEG) abfedern durch papierlose Prozesse; Einsparungen bis 30 % bei Versand und Abrechnungen. WEG-Reform und Digitalisierung
• Flexibilität: Mobile Apps für Remote-Zugriff – ideal bei Homeoffice-Trends.
• Transparenz: Eigentümer-Portale steigern Zufriedenheit und reduzieren Anfragen um 25 %.

Herausforderung: Datenschutz (DSGVO in der WEG-Verwaltung) – wähle zertifizierte Tools wie vBeschluss. Mehr zu Kostensteigerungen

Wichtige Bereiche der Digitalisierung für Hausverwalter

Digitale Kommunikation

Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern wird effizienter: Kundenportale als zentrale Hub für Dokumente, Schadensmeldungen und Status-Tracking. In ersten Pilotprojekten wurden Reduktionen im Bereich bis ca. 60 % gemeldet; Ergebnisse sind jedoch je nach Objektgröße und Prozess sehr unterschiedlich. (laut VDIV-Umfrage). KI für Anfragen in der WEG-Verwaltung. Beispiele:

• Abruf von Abrechnungen/Protokollen
• Automatisierte Anfragen (z. B. via Cambioo.ai)
• Beantwortung von Mieter-Anfragen und Koordination von Professionisten
• Tools: iDWELL, casavi oder cambioo - Kommunikation mittels KI Telefon-Bots

Automatisierte Buchhaltung

Buchhaltung frisst Zeit: Software übernimmt Erfassung, Abrechnungen und Mahnwesen – Die Genauigkeit digitaler Abrechnungen kann laut Erfahrungswerten bis nahe 90 % steigen; Kosteneinsparungen pro Einheit von rund 20–30 % sind dokumentiert – genaue Werte je nach Software und Umfeld (laut CRES-Studie). Digitale Abrechnungen optimieren. Vorteile:

• Automatische Zahlungserinnerungen.
• Betriebskostenabrechnungen in Echtzeit.
• Tools: HausSoft, Domus oder WISO Hausverwalter – spart 30 % Kosten pro Einheit.

Digitale Eigentümerversammlungen (ETVs)

Hybride/virtuelle ETVs erhöhen Beteiligung: Fokus auf WEG-Reform-Umsetzung, mit KI für Protokolle. Features von vBeschluss:

• Digitale Abstimmungen (WEG-konform).
• Automatisierte Protokolle/Abschriften.
• 24/7-Archivierung und Videointegration.
• Mehr zu vBeschluss – ideal gegen Kostensteigerungen in WEGs. vBeschluss für WEG-ETVs einrichten.

Schadenmanagement

Digitale Systeme beschleunigen Meldungen: Automatische Weiterleitung an Dienstleister, Status-Updates per App. Predictive Maintenance in WEGs Zum Beispiel IoT-Sensoren für Predictive Maintenance – reduziert Ausfälle um 30 %. Beispiel-Tool:

• iDWELL – integriert Wartungsfristen (z. B. Rauchmelder).
• Mehr zu "Sicherheitstipps für IoT in WEGs".

Einsatz von ERP-Systemen

ERP-Systeme zentralisieren Daten: Integration von Buchhaltung, CRM und ETVs – Cloud-ERP spart 20 % IT-Kosten. ERP-Tools für Hausverwaltungen vergleichen - Trends. Vorteile:

• Risiko-Management durch zentrale Datenbanken.
• Automatisierte Analysen für Trends.
• Beispiel: ERPs für WEGs – kombiniert mit vBeschluss.

Einsatz von CRM-Systemen

CRM-Systeme stärken Kundenbindung: Speichern von Interaktionen, personalisierte Kommunikation – KI-gestützt für 15 % höhere Retention. Funktionen:

• Mietverträge tracken.
• Investitionsplanung.
• Tools: CRMs für Hausverwaltungen – integriert mit Portalen.

Vergleichstabelle: Traditionell vs. Digital

*Quelle: VDIV & CRES.

Image-Steigerung durch Digitalisierung & Digitalpauschale

Digitale Tools verbessern das Image: Moderner Service zieht auch jüngere Kunden – Laut einer Umfrage des VDIV erwarten viele Eigentümer mittlerweile digitale Portale – typischer Wert: etwa 70 % (Quelle: VDIV-Barometer 2025). Zeigen Sie Innovationsführerschaft durch den Einsatz von digitalen Tools. Diese können Sie sich mit einer Digitalpauschale (z.B. 1–1,5 €/ pro Einheit und Monat) abgelten lassen, da auch die Eigentümer davon profitieren.

Zum Beispiel durch die Einführung von virtuellen Eigentümerversammlungen ersparen sich Eigentümer die An- und Abfahrtszeit, Kosten für Öffis oder Auto, Saalmiete und Konsumation vor Ort. Die Ersparnis an Zeit und Kosten durch den Einsatz von digitalen Tools ist höher als die Kosten der Digitalpauschale.

Situation Digitalpauschale In Deutschland: Diese ist üblich (CRES-Studie 2025), gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber erlaubt – § 16 Abs. 2 WEG erlaubt vertragliche Abweichungen in der Kostenverteilung.

Situation Digitalpauschale in Österreich: In Österreich regelt § 32 WEG 2002 die Aufteilung der Aufwendungen: Danach sind sämtliche Kosten für die Liegenschaft einschließlich Beiträge zur Rücklage grundsätzlich nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile zu tragen. Allerdings sieht Absatz 2 von § 32 WEG 2002 vor, dass sämtliche Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer einen abweichenden Aufteilungsschlüssel oder eine abweichende Abrechnungseinheit schriftlich vereinbaren können. Folge: Eine regelmäßige „Digitalpauschale“ (z. B. 1–1,5 €/Einheit) für Premium-Serviceleistungen ist möglich — sofern diese von der Gemeinschaft schriftlich beschlossen oder im Verwaltungsvertrag vereinbart wurde. Eine automatische Einführung durch den Verwalter ohne Beschlussbasis kann problematisch sein. Praktisch heißt das: Bevor Sie eine Digitalpauschale einführen, empfiehlt sich eine Beschlussfassung der Eigentümerversammlung (inkl. Protokollierung) oder eine verbindlich geschlossene Vereinbarung im Verwaltungsvertrag. Hinweis: Diese Regelung ersetzt keine fachliche Prüfung — im Einzelfall kann zusätzlich eine rechtliche Beratung sinnvoll sein. (Stand: Gesetzeslage Österreich, § 32 WEG 2002).

Vorschlag für Deutschland: Zusatzklausel im Verwaltervertrag

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§ X – Digitale Verwaltungsleistungen / Digitalpauschale

Der Verwalter stellt den Wohnungseigentümern digitale Tools zur Verfügung, das u. a. den sicheren Zugriff auf Versammlungsunterlagen, Beschlüsse, Abrechnungen und Kommunikation mit der Verwaltung ermöglicht.

Für die Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung dieser digitalen Infrastruktur erhebt der Verwalter eine monatliche Digitalpauschale in Höhe von [x €] je Einheit.

Diese Pauschale deckt sämtliche Aufwendungen für Softwarelizenzen, technische Betreuung, Serverhosting, Datenschutz-Management und Nutzer-Support ab.

Die Digitalpauschale wird als Bestandteil des Verwaltungsentgelts vereinbart und in der Jahresabrechnung transparent ausgewiesen. Rechtlich stützt sich dies auf die vertragliche Vereinbarung zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft (vgl. §§ 27 ff. WEG) sowie auf die Möglichkeit der abweichenden Kostenverteilung durch Beschluss nach § 16 Abs. 2 WEG.

Änderungen oder Anpassungen der Pauschale bedürfen der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft gemäß § 26 Abs. 1 WEG oder eines entsprechenden Beschlusses in der Eigentümerversammlung.

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Erläuterung: In Deutschland ist eine Digitalpauschale rechtlich nicht verboten, solange sie im Verwaltungsvertrag vereinbart und transparent ausgewiesen ist. § 16 Abs. 2 WEG erlaubt vertragliche Abweichungen in der Kostenverteilung, sofern sie durch Beschluss oder Vereinbarung gedeckt sind. Ein bloß einseitiger Aufschlag durch den Verwalter wäre dagegen unzulässig.

Vorschlag für Deutschland: Musterbeschluss nach WEG

Beschlussfassung gemäß §§ 16 Abs. 2, 24 und 26 WEG

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Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt:

• Zur Sicherstellung einer modernen und effizienten Verwaltung führt die Gemeinschaft eine monatliche Digitalpauschale in Höhe von [x €] je Einheit ein.
• Die Pauschale dient der Deckung der Kosten für digitale Verwaltungsleistungen, insbesondere Softwarelizenzen, Hosting, technische Wartung, Datenschutzmanagement und Nutzer-Support.
• Die Digitalpauschale wird als Teil des Verwalterhonorars behandelt und in der Jahresabrechnung gesondert ausgewiesen.
• Der Verwalter ist berechtigt, die Pauschale nach Maßgabe des beschlossenen Verwaltungsvertrags zu erheben.
• Änderungen oder Anpassungen der Pauschale bedürfen eines erneuten Beschlusses der Eigentümergemeinschaft.

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Erläuterung: Gemäß § 16 Abs. 2 WEG können Eigentümer durch Beschluss abweichende Kostenregelungen treffen, sofern diese sachlich gerechtfertigt sind. Eine Digitalpauschale ist daher zulässig, wenn sie ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht und mehrheitlich beschlossen wurde.

Vorschlag für Österreich: Zusatzklausel im Verwaltervertrag 

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§ X – Digitale Verwaltungsleistungen / Digitalpauschale

Der Verwalter stellt den Eigentümern moderne digitale Verwaltungs- und Kommunikationslösungen zur Verfügung, insbesondere zur Einsicht in Abrechnungen, Versammlungen, Beschlüsse, Dokumente und Mitteilungen der Hausverwaltung.

Zur Deckung der hierfür entstehenden Aufwendungen (Softwarelizenzen, technischer Support, Wartung, Hosting) wird eine monatliche Digitalpauschale in Höhe von [x €] je Wohnungseigentumseinheit vereinbart.

Diese Pauschale wird als Bestandteil der Verwaltungskosten behandelt und in der Jahresabrechnung gesondert unter „Digitalpauschale gemäß Verwaltungsvertrag“ ausgewiesen.

Grundlage dieser Vereinbarung ist § 32 Abs. 2 WEG 2002, wonach sämtliche Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer einen abweichenden Aufteilungsschlüssel oder eine gesonderte Kostenregelung schriftlich vereinbaren können.

Die Einführung oder Änderung der Pauschale bedarf der Zustimmung sämtlicher Wohnungseigentümer oder eines entsprechenden Beschlusses der Eigentümergemeinschaft, der im Protokoll der Eigentümerversammlung festgehalten wird.

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Erläuterung: In Österreich ist eine Digitalpauschale rechtlich zulässig, wenn sie schriftlich vereinbart oder beschlossen wird. § 32 WEG 2002 schreibt die Aufteilung nach Miteigentumsanteilen vor, lässt aber durch Vereinbarung aller Eigentümer eine abweichende Regelung zu. Einseitige Einführung durch den Verwalter ohne Beschluss wäre nicht rechtswirksam.

Vorschlag für Österreich: Musterbeschluss nach WEG

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Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt:

1. Für den Betrieb und die Wartung digitaler Verwaltungs- und Kommunikationssysteme (z. B. Eigentümerportal, Dokumentenarchiv, digitale Einladung) wird eine monatliche Digitalpauschale in Höhe von [x €] je Wohnungseigentumseinheit eingeführt.
2. Diese Pauschale deckt ausschließlich die Aufwendungen für Software, Hosting, Wartung und Support ab.
3. Die Verrechnung erfolgt gemeinsam mit den laufenden Betriebskosten und wird in der Jahresabrechnung als eigene Position „Digitalpauschale gemäß Beschluss vom [Datum]“ ausgewiesen.
4. Der Beschluss gilt als schriftliche Vereinbarung aller Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer im Sinne des § 32 Abs. 2 WEG 2002.
5. Änderungen oder Aufhebungen dieses Beschlusses bedürfen einer erneuten einstimmigen Zustimmung der Eigentümergemeinschaft.

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Empfohlene Vertragsstruktur (beide Länder)

Wenn Sie die Digitalpauschale in den Vertrag aufnehmen, sollte sie:

1. klar definiert sein (Leistungsinhalt, Betrag, Abrechnungsmodus),
2. transparent ausgewiesen werden (nicht „versteckt“ in allgemeinen Verwaltungskosten),
3. durch Beschluss oder Vertrag legitimiert sein,
4. jährlich überprüfbar bleiben (Kosten/Nutzen-Nachweis, Kündigungsklausel).

Rechtlicher Hinweis zu den Vorlagen:

Die obigen Formulierungsvorschläge wurden nach bestem Wissen auf Grundlage der aktuellen Rechtslage in Deutschland (§§ 16, 26 ff., 27 WEG) und Österreich (§ 32 WEG 2002) erstellt. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Je nach Vertragskonstellation, Eigentümerstruktur und Verwaltungsmodell kann eine juristische Prüfung durch einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht erforderlich sein, insbesondere bevor eine Digitalpauschale eingeführt oder angepasst wird.

Herausforderungen bei der Digitalisierung

• Datenschutz: DSGVO-Konformität essenziell – wähle zertifizierte Tools.
• Affinität: Schulungen für Eigentümer (z. B. via vBeschluss-Tutorials).
• Investition: Einige Anbieter nennen Einstiegstarife ab rund 29 €/Monat. Die tatsächliche Amortisationszeit hängt vom Objektvolumen ab – sie kann z. B. 3–12 Monate betragen.

Der Weg in die digitale Zukunft

Digitalisierung macht Hausverwaltungen resilient: Fokus auf KI und Cloud für 50 % Effizienzgewinn. Mit vBeschluss automatisierst du ETVs. Mehr auch zum Thema "Nachhaltigkeit durch digitale Prozesse".

FAQs: Digitalisierung für Hausverwalter

❓Was sind die Vorteile der Digitalisierung für Hausverwaltungen im Alltag?

Die Digitalisierung von Hausverwaltungen revolutioniert den täglichen Arbeitsalltag, indem sie Zeit spart, Fehler minimiert und die Kundenzufriedenheit steigert. Ein zentraler Vorteil ist die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie der Mieteingangskontrolle oder der Erstellung von Abrechnungen, was Stunden manueller Arbeit einspart. Statt Papierstapeln und Excel-Tabellen nutzen Hausverwalter cloudbasierte Plattformen, die Echtzeit-Insights bieten – etwa zu Leerstandsquoten oder Wartungsterminen. Dadurch sinken Kosten um bis zu 30 %, wie Studien des Immobilienverbands IVD zeigen. Zudem verbessert die digitale Kommunikation mit Mietern und Eigentümern die Transparenz: Portale ermöglichen sicheren Dokumentenaustausch und Online-Zahlungen, was Beschwerden reduziert. Langfristig fördert dies Skalierbarkeit – kleine Verwaltungen wachsen ohne Personalzuwachs. Tools wie prop.id integrieren KI-gestützte Analysen, die Prognosen zu Mietsteigerungen liefern. Insgesamt führt die Digitalisierung zu effizienteren Prozessen, höherer Genauigkeit und mehr Freiraum für strategische Aufgaben.

❓Warum sollte ich meine Hausverwaltung digitalisieren?

Digitalisierung hilft gegen steigende Kostensteigerungen, wie +4 € pro Einheit in der WEG-Verwaltung, und spart bis zu 40 % Aufwand durch Automatisierung von Routineaufgaben – so gewinnen Sie mehr Zeit für strategische Entscheidungen und steigern die Zufriedenheit Ihrer Eigentümer.

❓Welche Tools eignen sich am besten für Eigentümerversammlungen (ETVs)?

vBeschluss von prop.id ist ideal: Es bietet KI-gestützte Tagesordnungspunkte und Protokolle, WEG-konforme Abstimmungen für Deutschland und Österreich, eine eigene Beschluss-Sammlung, einen eigenen Modus für digitale Unterstützung von Präsenzveranastaltungen, einfache Integration, eine Cockpit-artige Bedienungsoberfläche und eine skalierbare Kostenstruktur  – rechtssicher und benutzerfreundlich, um die Beteiligung zu boosten und Kosten für Präsenzveranstaltungen zu senken. Mehr zu hybride ETVs mit vBeschluss.

❓Wie hoch sind die Kosten für die Digitalisierung einer Hausverwaltung?

Einstiegskosten starten bei 50 €/Monat für Tools wie vBeschluss – mit einem ROI in nur 3 Monaten durch Einsparungen bei Zeit und Material. Langfristig amortisieren sich Investitionen durch 30–40 % Kostensenkung, ohne hohe Anfangsinvestitionen.

❓Was ist die Digitalpauschale und wie profitiert die Hausverwaltung davon?

Die Digitalpauschale ist eine vertraglich vereinbarte monatliche Gebühr (z. B. 1–1,5 € pro Einheit), die Hausverwalter für die Bereitstellung digitaler Tools von den Eigentümern einbeziehen können. Sie deckt Kosten für Softwarelizenzen, Hosting, Wartung und Support ab und verbessert das Image der Verwaltung: Moderner Service wie Eigentümerportale oder virtuelle Versammlungen zieht jüngere Kunden an – 70 % der Eigentümer erwarten digitale Lösungen (VDIV-Umfrage 2025). Die Ersparnis für Eigentümer (z. B. keine Anfahrtkosten, Saalmiete) übersteigt die Pauschale bei weitem, wie die CRES-Studie 2025 zeigt. In Deutschland erlaubt § 16 Abs. 2 WEG vertragliche Abweichungen in der Kostenverteilung; sie muss im Verwaltervertrag als Zusatzklausel (§ X – Digitale Verwaltungsleistungen) oder per Musterbeschluss (gemäß §§ 16 Abs. 2, 24 und 26 WEG) festgelegt werden. Transparent ausweisen: Als gesonderte Position in der Jahresabrechnung. Einseitige Einführung ist unzulässig – Beschluss der Eigentümerversammlung ist essenziell. In Österreich regelt § 32 Abs. 2 WEG 2002 abweichende Aufteilungsschlüssel durch schriftliche Vereinbarung aller Eigentümer. Integrieren Sie sie als Klausel im Verwaltervertrag oder per Beschluss (mit Protokollierung). Änderungen bedürfen einstimmiger Zustimmung. Mehr Info zum Thema Digitalpauschale für Hausverwaltungen

❓Wie gehe ich mit DSGVO-Anforderungen bei der Digitalisierung um?

Wählen Sie zertifizierte Tools wie vBeschluss, die DSGVO-konform sind und Datenverschlüsselung bieten – führen Sie regelmäßige Audits durch und schulen Ihr Team, um Bußgelder zu vermeiden und Vertrauen bei Eigentümern aufzubauen.

❓Wie wirkt sich Digitalisierung auf Einsparungen in der WEG-Verwaltung aus?

Durch Automatisierung von ETVs und Abrechnungen sparen Sie 30 % der Kosten in WEGs, z. B. durch papierlose Prozesse und reduzierte Anfragen – mehr Details zu aktuellen Kostensteigerungen und Einsparungstipps finden Sie hier.

❓Gibt es Unterschiede bei der Digitalisierung zwischen Deutschland und Österreich?

Die Beschluss- und Mehrheitsanforderungen unterscheiden sich zwischen Deutschland und Österreich je nach Beschlussgegenstand. Für bestimmte Themen (z. B. grundlegende Änderungen, abgeänderte Kostenverteilung) gelten in Österreich häufig strengere Anforderungen. Prüfen Sie die konkrete Norm bzw. Beschlussart vorab oder fügen Sie einen Hinweis auf die jeweilige Gesetzesstelle ein.. Pauschalen für Verwaltungshonorare (z. B. 4,47 €/m² und Jahr in Kategorie A, Gebäude) lassen sich durch digitale Abrechnungen effizienter handhaben und transparenter abrechnen, was Kosten senkt und Eigentümer überzeugt. Tools wie vBeschluss sind nahtlos anpassbar und WEG-konform für beide Länder – Mehr zur WEG-Novelle.

Fazit: Digitalisiere deine Hausverwaltung

Digitalisierung macht Hausverwaltungen resilient: Fokus auf KI und Cloud für 50 % Effizienzgewinn. Mit vBeschluss starten Sie einfach hybride ETVs und automatisieren digital Umlaufbeschlüsse.

Mehr zu: Aktuelle Kosten 2025 für Hausverwaltungen

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