Einladung zur Eigentümerversammlung: Worauf achten?

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Gremium für die Entscheidungsfindung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Damit diese Versammlung rechtsgültige Beschlüsse fassen kann, ist eine ordnungsgemäße Einladung unerlässlich. In Deutschland und Österreich gibt es hierbei klare gesetzliche Vorgaben, die Hausverwalter oder Organisatoren beachten müssen. In diesem Beitrag werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, Fristen und Inhalte einer Einladung zur Eigentümerversammlung in beiden Ländern erläutert:

Einladung zur Eigentümerversammlung in Deutschland

Rechtliche Grundlagen

In Deutschland regelt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Anforderungen für die Einladung zur Eigentümerversammlung. Die relevanten Bestimmungen finden sich vor allem in § 24 Abs. 4 WEG Deutschland. Die Einladung ist Aufgabe des Verwalters, kann aber unter bestimmten Bedingungen auch von den Eigentümern selbst initiiert werden.

Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen.

Fristen für die Einladung

• Die Einladung muss spätestens drei Wochen vor der Versammlung bei den Eigentümern eingehen.
• In dringenden Fällen kann die Einladungsfrist verkürzt werden, sofern dies begründet ist.
• Die Frist beginnt mit dem Tag des Zugangs der Einladung, nicht mit dem Datum der Versendung.

Inhalte der Einladung

Eine ordnungsgemäße Einladung muss bestimmte Informationen enthalten, um rechtsgültig zu sein:

• Zeit und Ort der Versammlung.
• Tagesordnung mit den Punkten, über die abgestimmt werden soll. Jeder Tagesordnungspunkt muss ausreichend konkret beschrieben sein.
• Form der Versammlung: Präsenz, hybrid oder digital.
• Informationen zur Vollmachtserteilung, falls ein Eigentümer nicht persönlich teilnehmen kann.
• Begründung bei Sonderfällen, z. B. verkürzter Einladungsfrist oder Dringlichkeit.

Besonderheiten

• Einberufung durch Eigentümer: Falls der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt, können Eigentümer mit mindestens einem Viertel der Miteigentumsanteile eine Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
• Versandform: Die Einladung kann per Brief, E-Mail oder in anderer geeigneter Weise erfolgen, sofern dies die Gemeinschaftsordnung zulässt.
• Fehlerhafte Einladung: Formelle Fehler können zur Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen.

Einladung zur Eigentümerversammlung in Österreich

Rechtliche Grundlagen

In Österreich sind die Vorschriften zur Eigentümerversammlung im Wohnungseigentumsgesetz (WEG 2002) geregelt, insbesondere in § 25 Abs 2. WEG Österreich. Die Einladungspflicht liegt beim Verwalter oder, falls kein Verwalter bestellt ist, bei einem Wohnungseigentümer.

Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird vom Verwalter mindestens einmal alle zwei Jahre einberufen.

Fristen für die Einladung

• Die Einladung muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung zugestellt werden.
• Die Frist kann bei dringenden Angelegenheiten verkürzt werden, allerdings nur mit entsprechender Begründung.
• Auch in Österreich zählt der Tag des Zugangs der Einladung zur Berechnung der Frist.

Inhalte der Einladung

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss folgende Punkte enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung.
• Tagesordnung mit detaillierten Beschreibungen der zu besprechenden und zu beschließenden Punkte.
• Hinweis auf Vollmachten, falls Eigentümer Vertreter schicken möchten.
• Begründung für besondere Tagesordnungspunkte, insbesondere bei dringlichen oder außergewöhnlichen Maßnahmen.
• Anlagen oder Zusatzinformationen, sofern diese zur Vorbereitung auf die Tagesordnung notwendig sind.

Besonderheiten

• Initiative durch Eigentümer (Österreich): Bei Untätigkeit des Verwalters oder anderen, wichtigen Gründen können mindestens drei Wohnungseigentümer, die zusammen ein Viertel der Miteigentumsanteile halten, eine Versammlung einberufen (§ 25 Abs. 1 WEG 2002 Österreich).
• Initiative durch Eigentümer (Deutschland): Ist kein Verwalter bestellt, oder weigert dieser sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer eine Eigentümerversammlung einberufen (§ 25 Abs 3. WEG Deutschland).
• Versandform: Die Einladung kann postalisch oder, bei Zustimmung der Eigentümer, elektronisch zugestellt werden.
• Gültigkeit von Beschlüssen: Eine fehlerhafte Einladung kann auch in Österreich zur Anfechtung von Beschlüssen führen, wenn dadurch die Rechte der Eigentümer beeinträchtigt wurden.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Tipps für eine rechtssichere Einladung

1. Rechtzeitige Zustellung: Plane ausreichend Zeit für den Versand ein, um die Frist sicher einzuhalten.
2. Detaillierte Tagesordnung: Vermeide vage Formulierungen, um Anfechtungen zu verhindern.
3. Versandnachweis: Bewahre Belege für den Versand oder Empfang der Einladungen auf.
4. Vollmachthinweis: Gib klare Informationen darüber, wie Vollmachten erteilt werden können.
5. Rechtliche Prüfung: Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine rechtliche Überprüfung der Einladung.

Fazit

Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist sowohl in Deutschland als auch in Österreich ein formaler Prozess, der korrekt durchgeführt werden muss, um die Beschlussfähigkeit der Versammlung sicherzustellen. Fristen, detaillierte Tagesordnungen und Transparenz sind entscheidend, um Anfechtungen zu vermeiden und den Ablauf effizient zu gestalten.