Digitalisierung & Automatisierung für Hausverwalter

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung und Automatisierung die Art und Weise, wie wir unsere täglichen Aufgaben erledigen, grundlegend verändert. Genauso hat die Digitalisierung auch einen großen Einfluss auf Hausverwalter.

Durch den Einsatz digitaler Technologien und Services steigern Hausverwalter ihren Umsatz, indem Prozesse zusammengefasst, Verwaltungsaufwand gesenkt und die Kommunikation zwischen Mietern und Verwaltern vereinfacht wird. Verschiedenste Tools und Kundenschnittstellen kommen hierbei zum Einsatz. Ein paar Beispiele:

Schnittstelle zwischen Hausverwaltern und Kunden

Eines der wichtigsten Tools für Hausverwaltern ist ein Online-Portal, das Hausverwaltungen gemeinsam mit Ihren Kunden wie Eigentümern, Vermieter und Mietern Zugriff auf Mietverträge, Kontaktinformationen und andere relevante Informationen bietet.

Das Online-Portal ist eine webbasierte Anwendung, das oft Tools wie Kundenfeedback, Kundenbindungsprogramme und Echtzeit-Analyse anbietet, wodurch Kundeninformationen schneller und einfacher verwaltet werden können und Unternehmen ermöglicht, die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Kunden zu steigern.

Eine tolle Möglichkeit speziell für Hausverwalter ergibt sich daraus, online Eigentümerversammlungen abzuhalten:

Viele Wohnungseigentümer möchten sich die Zeit für An- und Abreise sparen und nehmen deswegen gar nicht an Eigentümerversammlungen teil. Warum nicht gleich mittels Videokonferenz daran teilnehmen? Tagesordnungspunkte und Protokolle werden per eMail verschickt bzw. online archiviert bzw. in einem Online-Beschlussbuch abgelegt. Weitere Infos dazu hier: digitale Eigentümerversammlungen mittels vBeschluss.

Zum Standard-Repertoire eines Online-Portal gehört das Online-Dokumentenarchiv. Ein Online-Dokumentenarchiv ist eine Datenbank, in der Dokumente (wie zum Beispiel Protokolle einer Eigentümerversammlung, oder Übergabeprotokolle) gespeichert und archiviert werden können.  Eigentümer, Vermieter und Mieter können auf alle notwendigen Informationen und Unterlagen jederzeit (24/7) an einem zentralen Ort und mit verschiedenen Zugriffsrechten zugreifen.

Der größte Vorteil eines Online-Dokumentenarchivs für Wohnungseigentümer, Vermieter und Mieter ist, dass es einen schnellen und bequemen Zugriff auf notwendige Informationen und Unterlagen ermöglicht, wodurch sich auch die Mitarbeiter der Hausverwaltung Zeit und Aufwand für das Raussuchen und Versenden der Dokumente sparen.

Ein Online-Portal für Hausverwalter kann aber auch die Kunden-Kommunikation in Form eines Ticketing-Systems abdecken. Ein Ticketing-System ist ein Softwaretool, das für die Verwaltung von Kundenanfragen und -problemen verwendet wird. Eingehende Anfragen können erfasst, priorisiert und verfolgt werden, um sie schließlich erfolgreich abzuschließen. Diese Systeme werden im Kundendienstbereich seit langem eingesetzt und in letzter Zeit hat ihr Einsatz sich auf viele andere Unternehmen - wie eben Hausverwaltungen - erweitert, die sich um Kundensupport kümmern.

Einsatz von ERP-Systemen in Hausverwaltungen

Ein wichtiges Element für die Kernaufgaben der Verwaltung ist der Einsatz von Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen. Ein ERP-System ist eine umfangreiche Software, die verschiedene Funktionen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zusammenfasst und diese an einem zentralen Ort speichert.

Es ermöglicht es dem Hausverwalter, unterschiedliche Formen der Datenintegration, Kontrolle und Analyse bereitzustellen. Eines der vielen Vorteile von ERP für Hausverwalter ist eine bessere Datenintegration. Dank des integrierten Systems können Hausverwalter alle risikorelevanten Informationen an einen zentralen Ort übertragen und auf Anfragen schnell reagieren. Dadurch können leichter Entscheidungen getroffen und die Kontrolle über die zentralen Datenbanken aufrechterhalten werden.

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes eines ERP-Systems ist die Steigerung der Produktivität und der Rentabilität. Der Hausverwalter kann alle seine Arbeiten effizienter erledigen und schneller Fortschritte machen. Zahlungserinnerungen an Mieter können automatisiert versendet werden, weniger manuelle Kontrolle wird benötigt.

Zudem kann ein ERP-System Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten, was dem Hausverwalter mehr Zeit spart und ihm hilft, aktuelle Trends und Möglichkeiten schnell zu verstehen und zu nutzen.

Einsatz von CRM-System in Hausverwaltungen

Customer Relationship Management-Systeme (CRM-Systeme) sind Unternehmens-Softwareanwendungen, die dazu dienen, Kundeninformationen zu speichern, zu verfolgen und zu verwalten. Sie helfen Unternehmen, mit ihren Kunden zu kommunizieren und zu verstehen, ob es Unzufriedenheit gibt und wie Kundeninteraktionen zu verbessern sind, um eine gute Kundenbindung aufzubauen und Umsatz zu erzielen. CRM-Systeme können auch Business Intelligence-Funktionen beinhalten, um Marketingstrategien, Sales-Strategien und analytischen Daten zu überwachen.

Ein gutes CRM-System hilft Hausverwaltern, eine große Anzahl von Liegenschaften sowie Einheiten zu verwalten, Immobilien zu bewerten, Mietverträge zu erstellen und zu verfolgen, die Zugriffsverwaltung auf die Immobilien für Eigentümer Vermieter sowie Mieter zu gewährleisten sowie die Korrespondenz zu automatisieren. Außerdem können CRM-Systeme auch helfen, zukünftige Investitionen besser zu planen und Prozesse zu standardisieren.

Dies unterstützt Hausverwalter widerum, den Eigentümern bessere Renditen auf ihre Immobilieninvestitionen zu erzielen. CRM-Systeme sind somit für Hausverwaltungen ein unverzichtbares Werkzeug.

Image-Steigerung von Hausverwaltungen

Auch die Kunden entwickeln sich im Gebrauch von digitalen Anwendungen weiter. Durch digitale Werkzeuge können Hausverwalter ihren Kunden einen besseren und modernen Service bieten, indem sie ihnen online Zugang zu wichtigen Informationen und Dokumenten geben. Der Einsatz von digitalen Technologien in Hausverwaltungen verbessert somit auch das Image einer Hausverwaltung und hilft, neue, jüngere Kunden anzuwerben bzw. bestehende Kunden zu halten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung und Automatisierung eine Vielzahl von Vorteilen für Hausverwalter bieten. Durch den Einsatz dieser Technologien können sie Prozesse vereinfachen, Verwaltungsaufwand senken und die Kommunikation zwischen Mietern und Verwaltern vereinfachen. Dies hilft nicht nur dabei, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch neue Kunden zu gewinnen, bzw. bestehende Kunden zu halten!