vBeschluss: Die effiziente Lösung für Eigentümer-Versammlungen in Deutschland

Hausverwalter in Deutschland kennen den Aufwand. Eigentümerversammlungen brauchen viel Zeit. Umlaufbeschlüsse und Präsenzveranstaltungen kosten Ressourcen. vBeschluss von prop.id ändert das. Die KI-Software automatisiert alles. Von Einladungen bis Protokolle. Sie funktioniert virtuell, hybrid oder vor Ort. Sie ist rechtskonform nach WEG §23. Sie spart Kosten. Sie entlastet Ihr Team. Sie passt zu Systemen wie Casavi oder iDWELL.

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Warum vBeschluss Eigentümerversammlungen verbessert

vBeschluss hat starke Features. Kein anderer Anbieter bietet diese für hybride ETVs oder Präsenzveranstaltungen. Automatisierte Prozesse ersetzen Excel-Listen. Es integriert Videokonferenzen. Keine Extra-Installation nötig. Eigentümer nutzen Handy, Tablet oder Laptop. vBEschluss managt Stellvertreter. Es importiert per CSV oder API.

Highlight: Automatische Transkripte

Jede Versammlung bekommt automatisiert eine Abschrift. Diese enthält eine Zusammenfassung. Eine optionale Echtzeit-Abschrift zeigt, was gerade gesagt wird. Kein Mitschreiben mehr. Keine Nachfragen. Effiziente Dokumentation!

Highlight: Erweitertes Einladungsmanagement

Eine Übersichtsseite zeigt alle Teilnehmer auf einen Blick. Vor Ort, virtuell oder abwesend. Auswertungen helfen bei der Planung. Saal mieten? Wie groß? Weniger Stress. Präzise Budgets.

 

Es gibt KI-Vorschläge für Tagesordnungspunkte (Tops) sowie Protokollpunkte. Rechtschreibprüfung. Anpassbarer Stil. Protokolle werden im 24/7 Online-Archiv gespeichert. Immer zugänglich. Anwesenheitslisten sind digital unterschreibbar. WEG-konforme Abstimmungen. Kopf-, Wert- oder Objekt-Prinzip. vBeschluss unterstützt auch Umlaufbeschlüsse.

Top 5 Eigenschaften von vBeschluss für Hausverwalter

• Auch für Präsenzveranstaltungen: Eigener Präsenzmodus. Eigentümer unterschreiben digital. Sie stimmen per Handy, Tablet oder Laptop ab. Verwalter nutzt es als Präsentationsseite für die Tagesordnung. Protokoll entsteht automatisch aus der Abschrift.
• Automatisiertes Transkriptionsservice: Vollautomatisch. Mit Zusammenfassung. Echtzeit-Nachlese.
• Erweitertes Einladungsmanagement: Übersichtliche Auswertungen. Perfekte Planung von Räumen und Ressourcen.
• vBeschluss ToGo: Optional. Einmal-Links mit Passwort. Ideal für Casavi oder iDWELL. Kein Konto nötig. Hohe Sicherheit. Aktivierung pro Liegenschaft.
• Rechtskonform: Abstimmungen folgen natürlich der WEG-Reform 2020 sowie 2024 und der entsprechenden Stimmrechtsberechnung.

 

Fallstudie: Kostensenkung mit vBeschluss bei Hausverwaltung Müller & Söhne GmbH

Hausverwaltung Müller & Söhne GmbH sitzt in Frankfurt/Main. Das Unternehmen ist mittelständisch. Es verwaltet 50 WEG-Objekte. Jedes Objekt hat durchschnittlich 25 Eigentümer. Jährlich organisiert das Team 50 Eigentümerversammlungen (ETVs). Es handhabt auch Umlaufbeschlüsse. Vor der Digitalisierung nutzte es klassische Präsenz-ETVs.

Die Herausforderung: Hohe Kosten bei traditionellen ETVs

Klassische Versammlungen waren teuer und zeitintensiv. Manuelle Einladungen per Post kosteten 20–40 € Porto pro Versammlung. Raum- und Catering-Ausgaben lagen bei 100–250 €. Vorbereitung und Nachbereitung nahmen 2–4 Stunden pro Event. Dazu kamen 4–6 Stunden Moderationszeit. Abstimmungsfehler verursachten Nachkosten bis 60 €. Gesamtkosten pro ETV: 600–1.000 €. Bei 50 Versammlungen pro Jahr: Über 40.000 € Ausgaben. Teilnahmerate: Unter 50 %. Eigentümer scheuten Reisezeiten und -kosten (ca. 8 € pro Person). "Wir erstellten stundenlang Listen. Wir transkribierten Protokolle. Das war ineffizient und frustrierend", sagt Geschäftsführerin Anna Müller.

Die Lösung: Wechsel zu vBeschluss für virtuelle und hybride ETVs

Im Jahr 2025 testete Müller & Söhne vBeschluss von prop.id. Die Plattform automatisiert den Prozess. Digitale Einladungen per E-Mail ersetzen Porto. Einladungsmanagement zeigt RSVP-Status in Echtzeit. Es optimiert Raumplanung. Automatische Transkripte ersparen Mitschriften. Sie enthalten Zusammenfassungen und Echtzeit-Nachlese. Abstimmungen folgen WEG (Kopf-, Wert- oder Objekt-Prinzip). vBeschluss ToGo integriert sich in Casavi. Der Wechsel war nahtlos. Im Präsenzmodus stimmen Eigentümer per Handy ab. Der Verwalter präsentiert die Tagesordnungspunkte (TOPs) über vBeschluss.

Die Ergebnisse: Kostensenkung und mehr Effizienz

Kosten pro ETV sanken auf unter 200 €. Reduktion: Bis zu 70 %. Details:

• Einsparung bei Einladungen und Porto: 98 € pro Versammlung (2 Stunden à 31 €/Stunde + 36 € Porto).
• Raum- und Reisekosten: 280 € gespart (150 € Miete + 130 € Moderationszeit). Plus 20–25 € pro Eigentümer an Reise- und Verpflegung.
• Protokollierung und Abstimmungen: 210 € Einsparung (90 € Transkription + 120 € Nachbereitung und Korrektur).
• Bei Umlaufbeschlüssen: Zusätzliche 98 € pro Beschluss durch Online-Formulare.

Jährliche Einsparung: 25.000–35.000 €. Teilnahmerate: 65 %. Eigentümer nehmen flexibel teil. Zeit pro ETV: Von 8–12 Stunden auf 2–3 Stunden. "vBeschluss befreit uns von Papierkram. Es gefällt auch Eigentümer. Endlich effizient und modern! Teilnahme von überall möglich! Keine An- und Abfahrtszeit mehr! Keine Konsumation im Gasthaus mehr nötig!", sagt Anna Müller.

Fazit

vBeschluss ist der Schlüssel für Hausverwaltungen wie Müller & Söhne. Es ermöglicht kostengünstige, rechtskonforme ETVs.

 

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Häufige Fragen zu vBeschluss und virtuellen Eigentümerversammlungen

F: Ist vBeschluss rechtskonform für ETVs in Deutschland?

A: Ja. Alle Funktionen sind konform mit dem deutschen WEG. Digitale Unterschriften für die Anwesenheit. Abstimmungsmodi: Kopf-, Wert-, Objekt-Prinzip. Digitale Bestätigung des Protokolls durch Verwaltungsbeiräte, Verwalter oder externe Personen.

F: Wie nehmen Eigentümer an hybriden Versammlungen teil?

A: Vor Ort oder virtuell. Integriertes Videosystem. Kein App-Download. Die Seite passt sich von selbst an das Gerät der Nutzer an (Handy, Tablet, Laptop). Automatische Zuordnung zu Wohneinheiten. Stellvertreter können abstimmen.

F: Was macht vBeschluss ToGo besonders?

A: Kein Konto für Eigentümer benötigt. Nur Einmal-Link mit Passwort. Passt zu Casavi oder iDWELL. Aktivierung pro Liegenschaft mit einem Klick. Aktivierung von vBeschluss ToGo mit einem Klick.

F: Erfüllt vBeschluss die DSGVO-Anforderungen? 

A: Ja, vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden in einem Rechenzentren in Deutschland redundant und mit Backups gespeichert. Technischer Partner von prop.ID: HETZNER Online. Verschlüsselte Übertragung per SSL und Löschung nach Frist. Verwalter und Eigentümer haben jederzeit Zugriff auf ihre Daten.

F: Wie funktioniert die automatische Transkription?

A: KI erfasst Worte in Echtzeit. Erstellt automatisiert eine Abschrift und Zusammenfassung. Lesen Sie live mit. Spart Nachbearbeitung. Minimiert Fehler.

F: Kann ich den Einladungsstatus tracken?

A: Ja. RSVP-Übersichten. Wer kommt vor Ort, virtuell oder nicht? Auswertungen für Saalplanung und Budgets.

F: Ist vBeschluss für reine Präsenz-ETVs geeignet?

A: Definitiv! Optimiert klassische Versammlungen durch den Einsatz eines digitalen Tools. Automatische Anwesenheitslisten. WEG-konforme Abstimmungen. Protokollerstellung. Der einzigartige Präsenzmodus von vBeschluss kombiniert persönliche Interaktion mit der Effizienz von digitalen Tools.

F: Wie wirkt sich die WEG-Reform 2024 auf virtuelle ETVs aus? 

A: Die Reform stärkt die Digitalisierung. vBeschluss erfüllt alle neuen Anforderungen, z. B. zur elektronischen Stimmabgabe und Protokollbestätigung. Es erleichtert die Umsetzung von § 23 WEG und minimiert Haftungsrisiken für Verwalter. Ein Logfile über die Aktivitäten und das Abstimmungsverhalten der Eigentümer steht jederzeit zur Verfügung.

F: Wie integriere ich vBeschluss in meine Software?

A: Keine Installation notwendig, da Software as a Service (SaaS). Import der Stammdaten per CSV oder API. ToGo-Versionen passen zu Casavi und iDWELL. Keine Workflow-Änderungen notwendig.

F: Kann vBeschluss mit anderen Hausverwaltungssoftwares integriert werden?

A: Ja, nahtlos per API oder CSV-Import. Der Datenimport erfolgt mit einem Zwischenschritt als Sicherheit. Alle Daten können vor dem Import kontrolliert werden.

F: Ist eine Schulung für den Einstieg notwendig? 

A: Nein. Die Bedienung ist intuitiv und benötigt keine Vorkenntnisse. Wir bieten kostenlose Webinare und eine Demo an. Für Teams gibt es optionale Onboarding-Sessions, die in unter einer Stunde abgeschlossen sind. Was Kunden über vBeschluss sagen: "Die Oberfläche ist super intuitiv aufgebaut. Alles ist selbsterklärend und auf einen Blick klar, wie es funktioniert."

F: Welche Kosten fallen für die Nutzung von vBeschluss an? 

A: Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Liegenschaften und Versammlungen. Monatlich ab 50 €. Im Vergleich zu klassischen Versammlungen sparen Sie bis zu 70 % durch Wegfall von Porto, Räumen und manueller Arbeit. Fordern Sie ein individuelles Angebot an.

 

vBeschluss ist auch vollständig für den österreichischen Markt nach österreichischem WEG optimiert. Mehr Infos: Eigentümerversammlungen in Österreich

 

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