So führen Sie Umlaufbeschlüsse digital & rechtssicher durch

Der Umlaufbeschluss ist eines der wichtigsten Werkzeuge für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) in Österreich.

Mit der Digitalisierung lassen sich diese Beschlüsse heute viel einfacher, transparenter und rechtssicher durchführen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was ein Umlaufbeschluss nach dem österreichischen WEG bedeutet,
• wie Sie ihn mit vBeschluss digital umsetzen,
• welche Schritte Sie als Hausverwaltung beachten müssen,
• und warum die digitale Variante für alle Beteiligten Vorteile bringt.

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Was ist ein Umlaufbeschluss nach dem WEG?

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschlussverfahren, bei dem Eigentümer ohne Versammlung schriftlich oder elektronisch abstimmen.
Seit der WEG-Reform 2022 ist neu geregelt, wie Mehrheiten gezählt werden und welche Beschlussarten möglich sind.

Typische Einsatzfälle

• kleinere Sanierungsmaßnahmen,
• Angebote von Handwerkern vergleichen,
• dringende Reparaturen,
• oder organisatorische Fragen, bei denen kein Termin für eine Versammlung gefunden wird.

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Vorteile des digitalen Umlaufbeschlusses

🔒 Rechtskonforme Abstimmungsseite mit Passwortschutz

🕒 Fristen frei wählbar und verlängerbar

👥 Mehr Beteiligung durch ortsunabhängige Abstimmung

📂 Dauerhafte Archivierung in einer Beschluss-Sammlung

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Schritt-für-Schritt: So funktioniert der Umlaufbeschluss in vBeschluss

1. Einleitungstext und Frist wählen

Als Hausverwaltung starten Sie mit einem vorformulierten Einleitungstext, den Sie bei Bedarf anpassen können.
Anschließend legen Sie die Abstimmungsfrist fest.

2. Beschlussdetails eingeben

• Titel, Haupttext und Frage für den Umlaufbeschluss einfügen
• Abstimmungsregel wählen (Beispiel Österreich):
  • Mehrheit (entsprechend WEG-Reform 2022)
  • Qualifizierte Mehrheit
  • Einstimmigkeit
• Eigentümer bei Bedarf von der Abstimmung ausschließen (z. B. bei familiären oder wirtschaftlichen Verflechtungen).

3. Einladung versenden

• Versand per E-Mail direkt aus vBeschluss
• Optional: PDF-Einladung zum Ausdrucken für Postversand. Bei Postversand ist ein Stimmzettel automatisch inkludiert

4. Eigentümerzugang zur Abstimmungsseite

• Eigentümer erhalten eine E-Mail mit Abstimmungslink
• Zugang nur mit persönlicher E-Mail-Adresse + selbstgewähltem Passwort
• Seite ist rechtssicher verschlüsselt

5. Stimme online abgeben

• Abstimmung bis Ende der Frist möglich
• Änderungen bis Fristende jederzeit erlaubt

6. Ergebnisse einsehen

• Eigentümer sehen nach Fristende die Endergebnisse
• Hausverwaltung kann jederzeit Zwischenergebnisse abrufen

7. Optional: Fristverlängerung

• Bei zu wenigen Stimmen kann die Frist jederzeit verlängert werden

8. Archivierung in der Beschluss-Sammlung

• Jeder Umlaufbeschluss wird automatisch archiviert
• Eigentümer können Beschlüsse inkl. Dokumente als ZIP-File herunterladen

9. Optional: Ergänzungen nachträglich hinzufügen

• Relevante Unterlagen können nachträglich angehängt werden (z. B. ein neues Gerichtsurteil zum Thema).

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FAQ: Häufige Fragen zum digitalen Umlaufbeschluss

❓ Ist ein digitaler Umlaufbeschluss rechtlich gültig in Österreich?

✅ Ja, solange die Anforderungen des österreichischen WEG erfüllt werden (korrekte Einladungen, Mehrheiten, Fristen). Nach § 24 (1) WEG Österreich dient die Eigentümerversammlung vornehmlich für die Beschlussfassung, doch können Beschlüsse auch auf andere Weise zustande kommen - wie zum Beispiel mittels Umlaufbeschluss.

❓ Ist ein digitaler Umlaufbeschluss rechtlich gültig in Deutschland?

✅ Ja, in Textform (z. B. eMail oder Plattform). Seit der WEG-Reform 2020 reicht dies anstelle der Schriftform. Regelung: § 23 (3) WEG Deutschland. Mittels eines vorherigen Absenkungsbeschlusses kann das Quorum für den Umlaufbeschluss auf eine einfache Mehrheit abgesenkt werden.

❓ Können Eigentümer ohne E-Mail-Adresse teilnehmen?

✅ Ja, über den Postversand mit PDF-Einladung und Rücklauf. Ein Stimmzettel wird bereits automatisiert vorgegeben. Der Eigentümer muss den angekreuzten Stimmzettel nur per Post zurückschicken, das Ergebnis kann dann manuell zu den bereits elektronisch abgegebenen Stimmen hinzugefügt werden.

❓ Dürfen Eigentümer ihre Meinung ändern?

✅ Ja, bis zum Ende der Abstimmungsfrist ist das jederzeit möglich.

❓ Benötigen die Eigentümer einen QR-Code?

✅ Nein, dies wäre ein unnötiger Medienbruch. Viele Eigentümer verwenden ihre Handys für die Abstimmung. Einen QR-Code am Handy auslesen, den man auf dem Handy erhalten hat, ist nur über Umwege möglich, erfordert besonderes technisches Wissen und bringt keinen Mehrwert. Anstatt eines QR-Codes verwenden Eigentümer die eigene eMail sowie ein selbst gewähltes Passwort zur sicheren und eindeutigen Identifikation. 

❓ Wo werden die Beschlüsse gespeichert?

✅ In einer geschützten Beschluss-Sammlung. Auf diese haben Eigentümer und die Hausverwaltung 24/7 Zugriff. Die Daten liegen auf einem Server in der EU und sind mittels redundanten Backups gesichert. Die Datenverbindung ist dem Industriestandard nach SSL-verschlüsselt.

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Fazit

Mit vBeschluss können Hausverwaltungen Umlaufbeschlüsse digital, effizient und rechtssicher durchführen.
Von der Einladung über die Abstimmung bis zur Archivierung übernimmt die Plattform alle Schritte – und macht den Umlaufbeschluss so schneller, transparenter und einfacher als je zuvor.

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