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» Die hybride Eigentümerversammlung für Hausverwaltungen

Hybride Eigentümerversammlungen für Hausverwaltungen und Eigentümer


Eigentümerversammlungen gehören zum täglichen Geschäft für Hausverwaltungen. Die Möglichkeiten, wie eine Eigentümerversammlung abgehalten werden kann, ist aber gerade stark im Umbruch. Die Corona-Pandemie hat bei der Digitalisierung der Eigentümerversammlung stark nachgeholfen.

Hybride Eigentümer­versammlung - Was ist das?

Unter einer hybriden Eigentümerversammlung versteht man die Teilnahme an einer solchen Versammlung, in persönlicher oder aber in digitaler Form.

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran und macht auch vor der Immobilien-Branche nicht Halt und eröffnet auch in diesem Bereich völlig neue Möglichkeiten.

Ein schnelles und flächendeckendes Internet macht es möglich, dass Zusammenkünfte (welcher Art auch immer), nicht mehr zwangsläufig nur persönlich stattfinden müssen, sondern auch digital stattfinden können. Hierbei liegt die Betonung auf dem Wort „auch". 

Was bedeutet nun hybride Eigentümerversammlung genau?

Für Eigentümer einer (oder auch mehrerer) Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus, finden von Zeit zu Zeit (meistens einmal im Jahr oder einmal alle zwei Jahre in Österreich), sogenannte Eigentümerversammlungen statt.

Zweck dieser Eigentümerversammlungen ist der Austausch der einzelnen Wohnungseigentümer, hinsichtlich notwendiger Maßnahmen, die jeden Eigentümer betreffen, die aber nur von der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden können.

Dies können beispielsweise Renovierungsarbeiten an der Fassade sein, eine Solaranlage auf dem Dach, der mögliche Ein- beziehungsweise Anbau eines Aufzuges sowie ähnliche Dinge.

Generell werden bei einer Eigentümerversammlung alle Dinge entschieden, welche die gesamte Hausgemeinschaft betreffen und Eigentümer übergreifend zu regeln sind.

In der Regel werden dann alle anstehenden Maßnahmen in Form einer Tagesordnung abgearbeitet und jeder Miteigentümer wird (beziehungsweise ist schon im Vorfeld) darüber informiert, welche Kosten gegebenenfalls auf ihn zukommen.

Abschließend folgt dann eine Abstimmung, in der jeder Miteigentümer seine Zustimmung beziehungsweise Ablehnung bekunden kann. Danach kann die entsprechende Maßnahme dann umgesetzt werden oder eben nicht.

Eine solche Abstimmung hat aber bis vor einiger Zeit, immer die Anwesenheit des entsprechenden Eigentümers vorausgesetzt, um an einer solchen Versammlung teilnehmen zu können.

Die persönliche Anwesenheit ist allerdings nicht länger notwendig. Bei einer hybriden Eigentümerversammlung besteht die Möglichkeit, seine Anwesenheit sowie die Ausübung einer möglichen Entscheidung, via Internet durchführen zu können.

Wichtig ist es zu verstehen, dass eine solche Eigentümerversammlung eine zusätzliche Option darstellt, um von einem anderen Ort aus, an einer solchen Versammlung teilnehmen zu können. Es soll die herkömmlichen Eigentümerversammlungen nicht ersetzen, sondern nur, wie zuvor schon erwähnt, ergänzen.

Es ist eine sehr elegante Möglichkeit, die Teilnahme und eine mögliche Stimmausübung praktisch von jedem Punkt der Erde aus durchführen zu können. 

vBeschluss: hybride Eigentümerversammlungen.

Großer Mehrwert



Herausforderung Corona

Das Auftreten von Corona hat natürlich auch alle Eigentümerversammlungen, die seit März 2020 stattgefunden haben, vor erhebliche Herausforderungen gestellt.

Viele Eigentümer werden sich gefragt haben, wie hoch ein mögliches Ansteckungsrisiko ist und ob sich die Teilnahme unter diesen Umständen überhaupt lohnt.

Allerdings sind Eigentümerversammlungen notwendige Zusammenkünfte, die von Zeit zu Zeit (meistens einmal im Jahr), stattfinden müssen, um anstehende Fragen und Probleme zu erörtern.

Dennoch hat die Corona-Krise, zu mindestens zu Beginn, dazu geführt, dass viele geplante Eigentümerversammlungen abgesagt wurden.

Der Verwalter, beziehungsweise der bestimmte Leiter einer Eigentümerversammlung, kann eine geplante Eigentümerversammlung absagen. Auch wenn die Gesetzeslage für einen solchen Fall keine diesbezüglichen Vorschriften anzubieten hat, kann der Verwalter beziehungsweise der ernannte Versammlungsleiter jederzeit eine geplante Eigentümerversammlung absagen.

Allerdings können in so einem Fall möglicherweise Schadensersatzforderungen, beispielsweise für eine weite Anreise mit Übernachtung, geltend gemacht werden.

Darüber hinaus können Eigentümerversammlungen ebenfalls dann abgesagt werden, wenn von gesetzlicher Seite aus, Versammlungen für einen gewissen Zeitraum untersagt sind.

Aber auch wenn eine sehr große Anzahl von Teilnehmern zu erwarten ist oder aber viele der zu erwartenden Teilnehmer aus einem Risikogebiet anreisen, dann ist ebenfalls die Möglichkeit gegeben, eine Eigentümerversammlung abzusagen.

Besonders in Zeiten wie Corona ist deshalb die Suche nach Lösungen umso dringlicher. Hier bieten sich digitale Lösungen geradezu an. Eine hybride Eigentümerversammlung sollte hier die anzustrebende Lösung sein.

Ein digitales Zusammenkommen in Form einer Videokonferenz, natürlich unter Beachtung der DSGVO und Servern innerhalb der Europäischen Union, ist hier die anzustrebende Lösung.

So unschön und herausfordernd solche Krisen, wie die, die durch Corona ausgelöst wurde, auch sein mögen, so förderlich sind sie, wenn es um die Entwicklungen neuer Lösungen geht.

Dies hat auch dazu geführt, dass immer mehr Hausverwaltungen den Weg ins digitale Zeitalter gefunden haben und dazu übergegangen sind, auch solche Eigentümerversammlungen anzubieten. 

Rechtslage Österreich, Deutschland, Schweiz 

Die Möglichkeiten, eine hybride Eigentümerversammlung abhalten zu können, werden für viele Eigentümer von Immobilien immer interessanter. Besonders da im Fall der Pandemie, es sind aber natürlich auch andere Fälle vorstellbar, eine persönliche Anwesenheit nicht mehr zwingend erforderlich ist. Allerdings stellt sich bei diesen neuen digitalen Möglichkeiten sehr schnell die Frage nach der Rechtslage.

In Deutschland sorgt die ab 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) für Klarheit.

In § 23 der Wohnungseigentümerversammlung heißt es hier ganz klar, „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können."

Damit ist in Deutschland klar geregelt, dass eine elektronische Wohnungseigentümerversammlung erlaubt ist (DSGVO Konformität sei vorausgesetzt) und die hier getroffenen Beschlüsse rechtskonform sind und somit Gültigkeit besitzen.

Ähnlich verhält es sich in der Schweiz: Durch die Verordnung 3 (818.101.24) über Maßnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (Covid-19) vom 19. Juni 2020, ist nach Kapitel 4. Und Artikel 27, die Teilnahme an einer Versammlung auch in elektronischer Form möglich.

Voraussetzung ist allerdings, dass eine Mitteilung (in schriftlicher oder elektronischer Form) über die elektronische Form der Versammlung, mindestens vier Tage vor der Veranstaltung stattgefunden hat.

Ebenso gilt ab dem 01.01.2022 in Österreich, dass eine elektronische Teilnahme an Eigentümerversammlungen (§ 25 Abs. 2a WEG), möglich ist. Dies ist in der „WEG Novelle 2022" geregelt.

In Deutschland, der Schweiz sowie Österreich ist überall die Teilnahme an einer elektronischen Eigentümerversammlung möglich. Voraussetzung ist natürlich die Einhaltung der geltenden Vorschriften des entsprechenden Landes. 

Rechtskonforme Lösungen sind vorausgesetzt 

Ein wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt, ist die Rechtskonformität der angestrebten Lösung. Eine Internetverbindung mit einer angeschlossenen Webcam alleine stellt dabei noch keine rechtskonforme Lösung dar.

Eine wichtige Voraussetzung für die rechtskonforme Durchführung einer WEG-Versammlung in digitaler Form ist, dass die verwendeten Server in der EU und nicht außerhalb stehen.
Der nächste und gewichtigste Punkt ist die DSGVO Konformität. Die Durchführung einer WEG-Versammlung muss absolut datenkonform sein, damit alle getroffenen Beschlüsse und Entscheidungen rechtlich einwandfrei und unanfechtbar sind.

Ebenfalls eine grundlegende Voraussetzung für eine solche Eigentümerversammlung ist die eindeutige Verifizierung der Benutzer. Jeder Teilnehmer an einer Eigentümerversammlung in digitaler Form muss eindeutig identifizierbar sein. Dies kann durch die Vergabe einer eindeutigen ID in Verbindung mit einem entsprechenden Passwort geschehen.

Ebenso sollte es möglich sein, das Fassen von Beschlüssen, elektronisch auszuwerten und beispielsweise eine Gewichtung der Beschlüsse nach Nutzwert vorzunehmen. 

Digitale Eigentümerversammlung: Software - Voraussetzungen

Trotz flächendeckendem Internet und der Verbreitung der unterschiedlichsten Endgeräte, von Smartphone bis Laptop, gibt es noch zahlreiche Menschen, die sich mit der digitalen Welt schwertun.

Die zu favorisierenden Software- sowie Hardware-Lösungen sollten dementsprechend möglichst leicht und von jedem Teilnehmer zu erfüllen und zu bedienen sein. Es sollten nicht erst viele Funktionen erlernt werden müssen, um an der Eigentümerversammlung teilnehmen zu können.

Idealerweise wird überhaupt keine Software benötigt, die erst installiert und dann konfiguriert werden muss, ehe man sie verwenden kann. Zusätzlich sollte die „Software-Lösung" selbsterklärend und möglichst intuitiv zu bedienen sein. Die gewählte Lösung muss im idealen Fall auf jedem Endgerät lauffähig sein und alle benötigten Funktionen enthalten.

Lösungen, die diese Eigenschaften in sich vereinigen, sind in der Regel „Web-basierte" Lösungen mit den entsprechenden Funktionen. Dies bedeutet, der Teilnehmer muss lediglich ein Endgerät besitzen, mit dem er Zugang zum Internet hat. Das Endgerät sollte allerdings zu mindestens über ein Mikrofon und einen Lautsprecher verfügen, besser noch über eine Videokamera.

Im Internet genügt es dann, die entsprechende Internetseite aufzurufen und sich durch die Eingabe seiner Zugangsdaten zu verifizieren.

Eine leichte und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche ermöglicht es dem Teilnehmer problemlos mit den anderen Teilnehmern in Verbindung zu treten und auch alle wichtigen Informationen empfangen oder aber auch verteilen zu können.


Überblick - welche Videokonferenzsysteme werden gerne verwendet? 

Es gibt eine Vielzahl von Videokonferenzsystemen, die eine Teilnahme an einer Mitgliederversammlung in digitaler Form ermöglichen.

Prinzipiell könnte man jedes System verwenden, welches ein Videosignal mit dem zugehörigen Audiosignal übertragen und wiedergeben kann. Besonders die nachfolgenden Systeme werden häufig und gerne für Videokonferenzen genutzt:

- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- Skype
- WhatsApp
- Webex
- GoToMeeting
- Amazon Chime

- Bitrix24

Allerdings haben alle diese Systeme eines gemeinsam, sie sind nicht optimal auf die Bedürfnisse von Eigentümerversammlungen aus der Immobilien-Branche ausgelegt.

Es handelt sich in der Regel um Videokonferenzsysteme aus dem Projektmanagement mit der entsprechenden Funktionalität. So optimal diese Systeme im Rahmen von Projekten auch funktionieren mögen, so problematisch kann es im speziellen Fall einer Eigentümerversammlung, aus der Immobilien-Branche auch sein.

Ein wesentlicher Punkt bei den aufgeführten Konferenzsystemen ist, dass viele nicht DSGVO-konform betrieben werden können. Zusätzlich stehen die verwendeten Server oftmals rund um den Globus verteilt und befinden sich nicht in der EU.

Diese und noch weitere Punkte machen solche Lösungen nur sehr bedingt bis überhaupt nicht tauglich für den speziellen Anwendungszweck von digitalen Eigentümerversammlungen in der Immobilien-Branche.

 Digitale Eigentümerversammlungen - Fazit

Eigentümer Versammlungen in digitaler Form sind auf dem Vormarsch und werden, auch „dank" Corona, in Zukunft eine immer wichtigere Rolle bei Eigentümerversammlungen spielen.

Auch die bereits vorhandenen Videokonferenzsysteme haben schon eindrucksvoll unter Beweis stellen können, wie einfach und sicher eine digitale Eigentümerversammlung heute zutage ablaufen kann.

Allerdings sind die vorhandenen Systeme meist überhaupt nicht auf die speziellen Anforderungen von Eigentümerversammlungen aus der Immobilien-Branche zugeschnitten. Es handelt sich zumeist um adaptierte Lösungen aus anderen Bereichen, die mehr oder weniger gut angepasst worden sind und meist eher eine Notlösung darstellen als die gewünschte Lösung.

Die Lösung, die alle notwendigen Funktionen in optimaler Form, ganz speziell für die hybride Hausverwaltung enthält, heißt: vBeschluss von prop.ID.

vBeschluss ist die optimale Lösung für hybride Eigentümerversammlungen, die ganz speziell auf die Bedürfnisse von digitalen Eigentümerversammlungen aus der Immobilien-Branche zugeschnitten ist.

vBeschluss enthält alle Funktionen, die zur Abdeckung einer ordentlichen und gesetzeskonformen Eigentümerversammlung erforderlich sind.

Mehr Informationen zur vBeschluss erhalten Sie auf unserer Seite www.eigentuemerversammlung.info oder gleich hier:

vBeschluss: hybride Eigentümerversammlungen.

Großer Mehrwert


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Freitag, 07. Oktober 2022