Protokoll sofort unterschreiben – auch mit externen Personen

Als Hausverwalter in Deutschland oder Österreich wissen Sie, wie zeitaufwendig und bürokratisch die Abwicklung von Eigentümerversammlungen (ETV) sein kann. Besonders die Bestätigung des Protokolls durch Unterschriften erfordert oft Nachläufe, eMails und Wartezeiten. Bei prop.ID haben wir auf Ihr Feedback gehört und das Unterschriften-Management in vBeschluss grundlegend verbessert. Ab sofort können Sie Protokolle noch effizienter handhaben:

Mehrere Verwaltungsbeiräte oder Hausvertrauenspersonen festlegen, externe Personen wie Notare einbinden und die Bestätigung entweder sofort vor Ort nach der Versammlung oder wie gewohnt später per eMail erledigen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie einfach diese neuen Funktionen sind. Entdecken Sie, wie digitale Tools wie vBeschluss Ihre Arbeit erleichtern und Prozesse beschleunigen!

Warum diese Neuerungen? Ihr Feedback zählt

Viele Hausverwalter haben uns mitgeteilt, dass die herkömmliche Protokollbestätigung zu starr war. Oft gibt es mehr als einen Verantwortlichen, externe Experten müssen involviert werden, und die Versammlung endet nicht immer mit allen Unterschriften. Mit den Updates in vBeschluss wird das alles flexibler und benutzerfreundlicher. Ob in Deutschland mit dem Verwaltungsbeirat oder in Österreich mit der Hausvertrauensperson – die Plattform passt sich Ihren rechtlichen Anforderungen an und spart Ihnen wertvolle Zeit. Lassen Sie uns die neuen Features im Detail betrachten.

Mehr als ein Verwaltungsbeirat oder Hausvertrauensperson

Früher war es nur möglich, eine einzige Person als Verwaltungsbeirat (in Deutschland) oder Hausvertrauensperson (in Österreich) zu definieren. Das hat in komplexeren Eigentümergemeinschaften zu Engpässen geführt. Nun können Sie im Bereich "Tagesordnung/Protokoll" eine beliebige Anzahl an Eigentümern auswählen und als Beiräte oder Vertrauensperson festlegen. Der Prozess ist denkbar einfach:

Navigieren Sie zum entsprechenden Bereich "Tagesordnung/Protokoll", wählen Sie die Personen aus der Liste der Eigentümer aus – und fertig. Wie im folgenden Screenshot zu sehen, erscheinen die ausgewählten Personen übersichtlich aufgelistet, und Sie können sie mit einem Klick hinzufügen oder entfernen. Das ermöglicht eine bessere Verteilung der Verantwortung und entspricht den Anforderungen des WEG (Wohnungseigentumsgesetzes) in Deutschland oder des österreichischen Rechts.

Diese Funktion macht es besonders für größere Objekte effizient, da mehrere Personen die Protokollprüfung übernehmen können, ohne dass der gesamte Prozess stockt.

Externe Personen optional hinzufügen

Sie können nun externe Personen, die nicht zur Eigentümergemeinschaft gehören, zum Unterschreiben einladen. Denken Sie an einen Notar, der eine Beschlussfassung beglaubigt, oder einen externen Berater. Früher mussten solche Fälle manuell gehandhabt werden – jetzt integrieren Sie sie nahtlos in vBeschluss.

Im Auswahlmenü für Unterzeichner klicken Sie einfach auf "Hinzufügen" und geben Details wie Name, Funktion (z. B. "Notar") und eMail-Adresse ein. Die angeegebene Person wird dann zu den zu unterschreibenden Personen hinzugefügt. Im Screenshot unten sehen Sie, wie unkompliziert das Formular aufgebaut ist:

Wählen Sie die Anrede (Hr./Fr.), Funktion und Kontaktdaten – und mit einem Klick ist die Person hinzugefügt:

Diese Flexibilität ist ein Game-Changer für Hausverwalter, die mit rechtlichen oder fachlichen Externen zusammenarbeiten. Kein separates eMail-Chaos mehr – alles zentral in vBeschluss.

Sofort unterschreiben oder später per eMail

Sie entscheiden, ob die Bestätigung sofort nach der ETV erfolgt oder später. Bisher war nur die eMail-Variante möglich, bei der nicht-unterschreibende Personen einen Link zum Signatur-Pad erhalten. Nun können ausgewählte Personen direkt am Ende der Versammlung unterschreiben. Nach der Personenauswahl laden Sie das Pop-up neu und klicken auf "Unterschreiben" für jede Person. Es öffnet sich ein intuitives Signatur-Pad, in dem die Unterschrift per Maus, Touchscreen oder Stift eingegeben wird.

Die Signatur erscheint automatisch am Ende des Protokolls. Zur Orientierung wird bei jeder Person der Status "OK" angezeigt, wenn bereits unterschrieben wurde:

Wer nicht sofort unterschreibt, bekommt wie gewohnt eine eMail – siehe das Beispiel im Screenshot: Eine personalisierte Nachricht mit Datum, Ort und Signier-Link:

Sobald alle Unterschriften vorliegen, archiviert vBeschluss das Protokoll automatisch und ermöglicht den Versand an die Eigentümer. Das spart Tage oder Wochen an Nachverfolgungen!

Fazit: Digitalisierung macht ETV-Protokolle effizient und stressfrei

Mit diesen Updates zeigt vBeschluss, wie einfach und effizient ETV-Protokolle ablaufen können. Als Hausverwalter sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen – ob in Deutschland oder Österreich. Probieren Sie es aus und erleben Sie den Unterschied!

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