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Das Wohnungs-Übergabeprotokoll

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist eine nützliche Checkliste. Jeder Umzug ist eine logistische Meisterleistung und bringt alle Beteiligten an ihre Grenzen. Zeitgleich zum Einzug in die neue Wohnung und dem Auszug aus der alten müssen auch noch die Reparaturarbeiten an der alten Wohnung bewerkstelligt werden.

Nicht nur, weil der Wohnungs-Eigentümer bzw. Verwalter und Nachmieter einen einwandfreien Zustand erwarten, sondern weil man als Ex-Mieter möglichst rasch wieder an die hinterlegte Mietkaution kommen möchte. Beim Wohnungswechsel wird jeder Euro dringend benötigt. Ein Wohnungsübergabeprotokoll kann die Rückzahlung der Mietkaution deutlich beschleunigen, wenn der Vermieter dem Mieter bescheinigen kann, dass dieser die Wohnung in vertragsgemäßem Zustand zurückgegeben hat.

Idealerweise hast Du ein solches Wohnungsübergabeprotokoll hoffentlich auch schon beim damaligen Umzug erstellt. Diese Checklist kannst Du entweder in klassischer Papierform verwenden - oder noch besser (zeitgemäß) in digitaler Form als digitales Wohnungsübergabeprotkoll.

Weiterführende Informationen zur Automatisierung von Wohnungsübergaben findest Du auch auf unserer Seite Automatisierung von Wohnungsübergaben.

Mittels Checkliste Sicherheit schaffen

Aus Zeitmangel wird häufig darauf verzichtet, ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen. Man ist einfach nur froh, endlich den Schlüssel zur neuen Wohnung in Händen zu halten. Dabei ist das Protokoll nicht nur eine Checkliste, sondern auch ein wichtiges Beweismittel - gerade auch für den Eigentümer - , falls es später zu Rechtsstreitigkeiten hinsichtlich des Zustandes der Wohnung kommen sollte. Meist ist dies erst beim Auszug der Fall. Es ist dann kaum noch möglich nachzuweisen, dass Beschädigungen bereits vor seinem Umzug vorhanden waren.

Unterschied Einzugsprotokoll und Auszugsprotokoll?

Beide sind wichtige Dokumente, die bei der Beendigung eines Mietverhältnisses benötigt werden.

Ein Einzugsprotokoll ist ein Dokument, das verwendet wird, um den Zustand der Immobilie zu bestätigen, bevor ein Mieter einzieht. Es kann verwendet werden, um den Zustand des Eigentums zu dokumentieren und um zu bestätigen, dass dieser bei dem Einzug des Mieters in einem ordnungsgemäßen Zustand war.

Ein Auszugsprotokoll ist ein Dokument, das verwendet wird, um den Zustand der Immobilie zu bestätigen, nachdem der Mieter ausgezogen ist. Es kann verwendet werden, um den Zustand des Eigentums zu dokumentieren und um zu bestätigen, dass dieser bei dem Auszug des Mieters in einem ordnungsgemäßen Zustand war, bzw. dass der Mieter alle vereinbarten Zahlungen geleistet hat.

Im Prinzip sollten beide Dokumente gleich aufgebaut sein, denn dann kann man beim Auszug Jahre später den damaligen Zustand der Wohnung mit dem jetzigen Zustand sehr einfach anhand einer Checkliste vergleichen.

Das Wohnungsübergabeprotokoll als Beweismittel im Fall von Schäden

Auch für den Vermieter ist es ohne Wohnungsübergabeprotokoll nicht nachvollziehbar, welcher Mieter nun tatsächlich den Schaden an der Immobilie verursacht hat. Ohne Übergabeprotokoll kann der Vermieter nämlich nicht zweifelsfrei beweisen, wen letztendlich die Schuld trifft.

Um hier Konflikten vorzubeugen und Rechtssicherheit zu schaffen, wird bei Wohnungsübergabe die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls dringend angeraten. Eine gesetzliche Verpflichtung gibt es nicht, trotzdem sollten alle Beteiligten darauf bestehen. Unser Ratgeber: Vordrucke können einfach und kostenlos im Internet heruntergeladen werden - zum Beispiel hier eineVorlage Wohnungsübergabeprotokoll zum Download auf prop.ID.

In dem Wohnungsübergabeprotokoll werden sämtliche Mängel dokumentiert
Im Konfliktfall ist es ein wichtiges Beweismittel
Vermieter und Mieter sollten bei Wohnungsübergabe auf ein Protokoll bestehen, auch wenn es gesetzlich nicht verpflichtend ist
Ratgeber: Vordruck (kostenlos zum Download) verwenden

Was wird erfasst?

Ein aussagekräftiges Wohnungsübergabeprotokoll beinhaltet neben Angaben zu Zählerständen und Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel und Geräte auch eine genaue Auflistung aller sichtbarer Mängel, idealerweise zusätzlich mit Fotos. Auch wenn es sich bei vielen Mängel nur um kleine Schönheitsfehler handelt, sollten diese vollständig und einzeln erfasst werden.

Kratzer oder Wasserflecken am Parkett sind zwar nicht schön, beeinträchtigen aber die Gebrauchstauglichkeit der Immobilie nicht. Vermieter sind deshalb nicht verpflichtet, diese Mängel zu beseitigen. Grobe Mängel hingegen wie ein defekter Warmwasserboiler oder gar Schimmelbefall sind vom Vermieter unbedingt zu beheben, da er sonst eine Minderung der Miete riskiert. Der Mieter kann auf seinem Gewährleistungsanspruch bestehen. Sinnvollerweise wird neben dem Vorbehalt des Gewährleistungsanspruchs auch gleich eine Frist zur Behebung der Mängel im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten.

In Fällen, wo Vermieter und Mieter sich nicht einig sind, werden ihre divergierenden Standpunkte im Wohnungsübergabeprotokoll vermerkt.

Datum und Unterschriften aller Anwesenden machen das Protokoll komplett.

Das Wohnungsübergabeprotokoll umfasst Zählerstände, Anzahl und Art der Schlüssel und Geräte sowie eine Auflistung aller Mängel (Fotos werden empfohlen)
Alle Mängel sollten einzeln dokumentiert werden, sowohl grobe Mängel als auch kleine Schönheitsfehler
Gravierende Mängel an der Immobilie sind vom Eigentümer rasch zu beheben, da der Mieter sonst Mietminderung erwirken kann.

Am Ende dieses Beitrags werden all Punkte, die ein Übergabeprotokoll beinhalten sollte, nochmals im Detail aufgelistet.

Sonderfälle: Verdeckte Mängel und keine Mängel

Natürlich kann es passieren, dass ein Mangel nicht sofort ersichtlich ist: Eine defekte Heizung wird vermutlich erst zu Beginn der nächsten Heizperiode auf sich aufmerksam machen. Hier handelt es sich um einen gravierenden Mangel, den der Eigentümer beheben muss. Reparatur- oder Renovierungszusagen sollten auch zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich und mit Fristsetzung festgehalten werden.

Tritt der glückliche Fall ein, dass bei der Wohnungsübergabe keinerlei Mängel zu beanstanden sind, sollte auch das im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden. Das ist besonders für den Vermieter ein wichtiger Beweis, dass beim Umzug des neuen Mieters alles in Ordnung war. Schäden bei dessen Auszug, die über eine normale Abnutzung hinausreichen, werden daher dem Mieter anzulasten sein.

Mängel können zum Zeitpunkt der Erstellung des Wohnungsübernameprotokolls unentdeckt bleiben
Gravierende Mängel, die nicht sofort entdeckt werden, muss der Eigentümer auch später noch auf seine Kosten beseitigen
Auch der mangelfreie Zustand einer Wohnung ist aus Beweisgründen zu protokollieren

Den optimalen Zeitpunkt nicht verpassen

Der beste Zeitpunkt für die Erstellung des Protokolls ist die meist kurze Zeitspanne zwischen dem Auszug des Vormieters und Einzug des Nachmieters.

Vermieter und Mieter sollten sich auf einen verbindlichen Termin einigen, bei dem beide persönlich anwesend sein können, gegebenenfalls in Begleitung von Zeugen.

Für die Bestandsaufnahme während des gemeinsamen Rundgangs und das Wohnungsübernameprotokoll unbedingt ausreichend Zeit einplanen und sich nicht drängeln lassen! Außerdem empfiehlt sich eine Besichtigung bei Tag, da Mängel bei Tageslicht deutlich leichter feststellbar sind als im spärlichen Schein einer hoffentlich zurückgelassenen Glühbirne.

Das gemeinsame Protokoll sollte zwischen Auszug des vorherigen Mieters und Einzug des neuen Mieters erstellt werden
Auf einem verbindlichen Termin (bei Tageslicht) bestehen, persönlich und in Begleitung eines Zeigen erscheinen und genügend Zeit für die Erstellung des Wohnungsübergabeprotokolls einplanen

Wenn der Vertragspartner sich weigert

Doch was tun, wenn der Vermieter oder der Mieter die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls bei der Wohnungsübergabe ablehnt? In diesem Fall kann der jeweils andere Vertragspartner trotzdem selbst ein solches Wohnungsübergabeprotokoll aufsetzen und einen unabhängigen Zeugen hinzuzuziehen. Im Idealfall ist dieser ein Handwerkermeister, Bauingenieur oder anderer Fachmann, dessen Unterschrift vor Gericht entsprechend mehr Gewicht hat. Eine Kopie des Protokolls kann dem Vertragspartner als eingeschriebener Brief zugesendet werden. Das ist besonders dann notwendig, wenn gravierende Mängel an der Immobilie festgestellt wurden.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll kann auch von nur einem Vertragspartner erstellt werden
Fachkundige Zeugen hinzuziehen und Protokoll unterschreiben lassen
Kopie des Protokolls eingeschrieben an den Vermieter/Mieter senden

Das Wohnungsübergabeprotokoll für Immobilien schützt Vermieter vor Mietminderungen wegen Mängel und Mieter vor ungerechtfertigtem Einbehalt der Mietkaution. Da beide Vertragsparteien das Wohnungsübergabeprotokoll gemeinsam erstellen und unterschreiben, hat es hohe Beweiskraft und sorgt für klare Verhältnisse und sorgenfreies wohnen von Anfang an!

Ein oder zwei Übergabeprotokolle bei Anmietung eines Extra Parkplatzes?

Wenn ein Mieter einen Parkplatz zusätzlich zu einer Wohnung in einem eigenen Vertrag angemietet hat, sollte auch ein separates Übergabeprotokoll erstellt werden. In diesem eigenen Übergabeprotokolll werden die Konditionen der Parkplatzmiete und der Zustand des Parkplatzes zum Zeitpunkt der Übergabe bzw. Rückgabe dokument.

Checkliste: Inhalte eines Übergabeprotokolls

Basisdaten
+ Adresse des zu übergebenden Objekts
+ Vermieter(in) bzw. Hausverwaltung
+ Mieter(in)
+ Anwesende(r) Zeuge(in) 1
+ Anwesende(r) Zeuge(in) 2

Inventarliste
+ Auflistung des Mobiliars mit allfälligen Bemerkungen

Zustand der einzelnen Räume und allfällige Bemerkungen
+ Diele/Flur
+ Küche
+ Bad 1
+ Bad 2
+ WC 1
+ WC 2
+ Wohnzimmer
+ Esszimmer
+ Balkon
+Terrasse
+ Schlafzimmer
+ Kinderzimmer 1
+ Kinderzimmer 2
+ Keller
+ Heizraum
+ Vorratsraum
+ Dachboden
+ Garage/Carport
+ Andere Zimmer

Zähler inkl. Zählernummer sowie Zählerstand
+ Strom
+ Gas
+ Wasser
+ Heizung

Schlüsselanzahl inkl. Schlüsselnummer, sofern vorhanden
+ Haustür
+ Wohnungstür
+ Keller
+ Dachboden
+ Briefkasten
+ Garage
+ Waschküche
+ Sonstige
+ Fehlende Schlüssel

Dokumentenübergabe bzw. Sonstiges
+ Hausordnung
+ Betriebsanleitungen

Ein fix und fertig vorbereitetes Formular für die Wohnungsübergabe im PDF-Format findest Du auch in unserem kostenlosen Download-Bereich für Vorlagen