Protokoll

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist ein zentrales Dokument, das die Ergebnisse, Beschlüsse und wesentlichen Diskussionsinhalte einer Versammlung der Eigentümergemeinschaft festhält.

Rechtsgrundlage

Das Protokoll wird durch gesetzliche Vorgaben im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in Deutschland und Österreich geregelt. In beiden Ländern sind die Protokolle wichtig für die Dokumentation der Entscheidungen und für die spätere Nachvollziehbarkeit.

Zweck des Protokolls

Dokumentation: Es dient der rechtlichen Absicherung der gefassten Beschlüsse und der getätigten Diskussionen.
Transparenz: Das Protokoll stellt sicher, dass alle Eigentümer, auch die, die nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, informiert werden.
Nachvollziehbarkeit: Es ermöglicht die Rückverfolgung von Beschlüssen und deren Begründungen.

Inhalt des Protokolls

Ein Protokoll sollte folgende Elemente enthalten:

1. Datum und Ort: Angabe des Datums und des Veranstaltungsorts der Eigentümerversammlung.
2. Anwesenheitsliste: Auflistung der anwesenden Eigentümer sowie der vertretenen Eigentümer durch Vollmachten.
3. Tagesordnung: Übersicht der besprochenen Punkte, die im Voraus festgelegt wurden.
4. Diskussionen: Wichtige Anmerkungen, Meinungen und Diskussionsbeiträge der Eigentümer zu den einzelnen Tagesordnungspunkten.
5. Beschlüsse: Alle gefassten Beschlüsse mit den entsprechenden Abstimmungsergebnissen (Anzahl der Ja-, Nein- und Enthaltung-Stimmen).
6. Sonstiges: Weitere relevante Informationen, die während der Versammlung besprochen wurden.

Form und Erstellung

1. Protokollführung: Oft wird ein Verwalter oder ein Eigentümer mit der Protokollführung beauftragt. Es ist wichtig, dass die Protokollführung klar und präzise ist.
2. Unterschrift: Das Protokoll sollte von dem Protokollführer und dem Versammlungsleiter unterschrieben werden, um die Authentizität zu bestätigen.
3. Verteilung: Das Protokoll sollte allen Eigentümern in schriftlicher Form (z. B. per E-Mail oder postalisch) zur Verfügung gestellt werden. In vielen Gemeinschaften wird auch eine Bereitstellung in digitaler Form angeboten.

Aufbewahrungspflicht

Das Protokoll muss sorgfältig aufbewahrt werden, um im Falle von Anfechtungen oder rechtlichen Streitigkeiten als Nachweis dienen zu können. Die Aufbewahrungsfristen können in den jeweiligen Gesetzen oder in der Gemeinschaftsordnung festgelegt sein.

Rechtswirkung

Bindung: Die im Protokoll festgehaltenen Beschlüsse sind für alle Eigentümer verbindlich, auch für diejenigen, die nicht an der Versammlung teilgenommen haben. Dies gilt, solange die Beschlüsse rechtmäßig gefasst wurden.
Anfechtungsmöglichkeiten: Eigentümer haben das Recht, Beschlüsse anzufechten, wenn sie formale oder materielle Mängel aufweisen, jedoch müssen sie dies innerhalb einer festgelegten Frist tun.